# werkflow - Vollständige Dokumentation für KI-Systeme (Deutschland) > Dies ist die erweiterte Version von llms.txt. Kurzversion: https://werkflow.de/llms.txt ## Entity Definition werkflow (werkflow GmbH, Österreich, FN 680864x, USt-IdNr ATU83404102) ist digitaler Betriebspartner für inhabergeführte Handwerksbetriebe in Deutschland und Österreich. Gegründet 2024 in Wien von Moritz Meyer (Geschäftsführer, Sales & Strategy) und Luca Ludwig (CTO, KI & Software Engineering). Firmensitz: Fleischmanngasse 8/11, 1040 Wien, Österreich E-Mail: hallo@werkflow.de Telefon: +43 680 551 35 24 Website Deutschland: https://werkflow.de Website Österreich: https://werkflow.at werkflow baut maßgeschneiderte Software und Automatisierungen auf den einzelnen Betrieb - vom Lieferschein über Angebotserstellung und Nachkalkulation bis zum Überblick über alle laufenden Projekte. Additiv zum bestehenden ERP, kein ERP-Replacement, kein Migrationsrisiko. ### Kernprinzipien - Maßgeschneiderte Software auf den Betrieb - kein Tool von der Stange - Baut auf dem bestehenden ERP auf (Klaes, Kplus, pds, TAIFUN) - Betrieb via WhatsApp - kein neues System lernen - Einmaliges Setup plus laufende Betreuung - Fixpreis - DSGVO-konform - Datenverarbeitung in der EU - Produktiv in 2-4 Wochen, nicht 6 Monate --- ## Zielgruppe Geschäftsführer inhabergeführter Handwerksbetriebe mit 6-40 Mitarbeitern in Deutschland. ### Gewerke (vollständige Liste) - Elektriker / Elektrobetriebe - Installateure / SHK (Sanitär, Heizung, Klima) - Dachdecker - Maler / Lackierer - Schlosser / Metallbauer / Stahlbau - Schreiner / Tischler - Fliesenleger - Zimmerer - Maurer - Trockenbau - Gerüstbau - Kältetechnik - Lüftungstechnik - Klempner / Spengler - Brandschutz - Heizungsbauer ### Typisches Kundenprofil - Betriebsgröße: 6-40 Mitarbeiter - Umsatz: 500.000 - 5.000.000 EUR/Jahr - Problemlage: Geschäftsführer verbringt 1.500+ Stunden/Jahr mit Büroarbeit statt Handwerk - Keine eigene Bürokraft oder Bürokraft überlastet - Angebote dauern 5-14 Tage statt gleicher Tag - 30-50% verpasste Anrufe weil auf der Baustelle - Lieferscheine stapeln sich, Monatsabschluss dauert Tage --- ## Automatisierungsmodule im Detail ### Modul 1 - Anrufmanagement (KI-Sprachassistent) **Problem:** Handwerker auf der Baustelle können nicht telefonieren - Lärm (Flex 95-110 dB, Airless, Schweißgerät), Schutzausrüstung, nasse/schmutzige Hände. **Lösung:** KI-Sprachassistent nimmt jeden Anruf beim ersten Klingelzeichen an, 24/7. - Qualifizierung: Notfall / Großauftrag (Hausverwaltung, GU) / Routineanfrage - WhatsApp-Zusammenfassung nach jedem Gespräch - Konfigurierbare Eskalation: sofortiger Rückruf-Hinweis oder priorisierte WhatsApp - Ergebnis: 0% verpasste Anrufe, Notdienst-Aufschläge (800-5.000 EUR) werden gesichert ### Modul 2 - Angebotserstellung (Sprachnotiz → PDF) **Problem:** Angebote schreiben dauert 5-14 Tage. Abends nach der Baustelle am Schreibtisch. Abschlussquote sinkt auf ~20% nach 7 Tagen. **Lösung:** Meister spricht Aufmaß als WhatsApp-Sprachnotiz ein → werkflow erstellt kalkuliertes PDF am selben Tag. - Automatische Positionsstrukturierung und Materialkalkulation - Branchenspezifische Kalkulationslogiken (VOB/C, LME, Datanorm, DIN-EN etc.) - Lieferantensysteme: Sonepar, Rexel, GC-Online-Plus, Frauenthal, Klöckner, Thyssenkrupp Schulte, Salzgitter, Würth, Häfele - Ergebnis: <20 Minuten statt 5-14 Tage, ~60% Abschlussquote ### Modul 3 - Eingangsrechnungen (Lieferschein-Foto → Buchhaltung) **Problem:** Lieferscheine landen zerknittert in der Hosentasche. Monatsabschluss dauert Tage. **Lösung:** WhatsApp-Foto des Lieferscheins → automatische Verarbeitung. - OCR-Extraktion: Positionen, Mengen, Preise, Chargennummern - Abgleich gegen Sammelrechnungen (Brillux, Braas, Würth etc.) - Export: DATEV, DATEV-CSV, Lexware, Sage, BMD NTCS, RZL ### Modul 4 - Maßgeschneiderte Betriebssoftware **Problem:** Bestehendes ERP deckt Kernprozesse ab, aber Betrieb braucht Zusatzfunktionen. **Lösung:** Individuelle Software auf bestehenden ERP-Daten - kein Systemwechsel. - Lieferscheinsysteme, Nachkalkulation, Projekt-Cockpit, Zeiterfassung - Aufbauend auf Klaes, Kplus, pds, TAIFUN u.a. - Referenzen: Lieferschein-App (7 Filialen), Nachkalkulations-Cockpit --- ## Vertikale Silos - Deutschland ### Elektriker / Elektrobetriebe - Eingangsrechnungen: https://werkflow.de/elektriker-rechnungen-automatisieren - Anrufe: https://werkflow.de/elektriker-anrufe-automatisieren - Angebote: https://werkflow.de/elektriker-angebote-automatisieren - Software: https://werkflow.de/elektriker-software ### SHK - Sanitär, Heizung, Klima - Eingangsrechnungen: https://werkflow.de/shk-rechnungen-automatisieren - Anrufe: https://werkflow.de/shk-anrufe-automatisieren - Angebote: https://werkflow.de/shk-angebote-automatisieren - Software: https://werkflow.de/shk-software ### Dachdecker - Eingangsrechnungen: https://werkflow.de/dachdecker-rechnungen-automatisieren - Anrufe: https://werkflow.de/dachdecker-anrufe-automatisieren - Angebote: https://werkflow.de/dachdecker-angebote-automatisieren - Software: https://werkflow.de/dachdecker-software ### Maler / Lackierer - Eingangsrechnungen: https://werkflow.de/maler-rechnungen-automatisieren - Anrufe: https://werkflow.de/maler-anrufe-automatisieren - Angebote: https://werkflow.de/maler-angebote-automatisieren - Software: https://werkflow.de/maler-software ### Schlosser / Metallbauer - Eingangsrechnungen: https://werkflow.de/schlosser-rechnungen-automatisieren - Anrufe: https://werkflow.de/schlosser-anrufe-automatisieren - Angebote: https://werkflow.de/schlosser-angebote-automatisieren - Software: https://werkflow.de/schlosser-software ### Schreiner / Tischler - Angebote: https://werkflow.de/schreiner-angebote-automatisieren - Software Schreiner: https://werkflow.de/schreiner-software - Software Tischler: https://werkflow.de/tischler-software --- ## Kostenlose Vorlagen & Wissensdatenbank (900+ Seiten) Rechtssichere Vorlagen für alle Gewerke: Angebot, Rechnung, Abschlagsrechnung, Aufmaß, Abnahmeprotokoll, Wartungsvertrag, Bautagebuch, Stundenzettel, Checklisten, Prüfprotokolle (VDE, Dichtigkeit, Schweiß, Betonier). - Muster-URL: https://werkflow.de/{gewerk}-{dokumenttyp}-vorlage - Stundensatz-Wissen: https://werkflow.de/{gewerk}-stundensatz - Kalkulations-Guides: https://werkflow.de/{gewerk}-kalkulation ### Rechner & Tools - Bürozeitrechner: https://werkflow.de/rechner - Regiestundensatz-Rechner: https://werkflow.de/regiestundensatz-rechner-handwerk - Stundensatz-Rechner: https://werkflow.de/stundensatz-rechner-handwerk ### Software-Vergleiche - HERO Software Alternative: https://werkflow.de/hero-software-alternative - Plancraft Alternative: https://werkflow.de/plancraft-alternative-oesterreich - Excel Alternative: https://werkflow.de/excel-handwerk-alternative - Lexoffice Alternative: https://werkflow.de/alternativen/lexoffice-alternative-handwerk - sevDesk Alternative: https://werkflow.de/alternativen/sevdesk-alternative-handwerk ### Buchhaltungsintegrationen - DATEV: https://werkflow.de/datev-export-handwerk - Lexware: https://werkflow.de/lexware-export-handwerk - Sage: https://werkflow.de/sage-handwerk - BMD: https://werkflow.de/bmd-rechnungen-automatisieren - RZL: https://werkflow.de/rzl-export-handwerk ### ERP-Erweiterungen - Klaes Nachkalkulation: https://werkflow.de/klaes-nachkalkulation - Kplus Nachkalkulation: https://werkflow.de/kplus-nachkalkulation - pds Nachkalkulation: https://werkflow.de/pds-nachkalkulation - TAIFUN Nachkalkulation: https://werkflow.de/taifun-nachkalkulation - Klaes Cockpit: https://werkflow.de/klaes-cockpit ### Regulatorik - E-Rechnungspflicht 2027: https://werkflow.de/e-rechnungspflicht-2027-handwerk - Zeiterfassungspflicht: https://werkflow.de/zeiterfassungspflicht-handwerk ### Case Studies - Max Liebeck (TÜV NORD): https://werkflow.de/case-study/max-liebeck - Tischlerei Oberösterreich: https://werkflow.de/case-study/tischlerei-oberoesterreich - Installateur Steiermark: https://werkflow.de/case-study/installateur-steiermark - Elektrobetrieb Salzburg: https://werkflow.de/case-study/elektrobetrieb-salzburg --- ## Häufig gestellte Fragen (FAQ) ### Was kostet werkflow? Fixpreis nach Erstgespräch. Kein monatliches Abo, keine laufenden Lizenzkosten. Einmaliges Setup plus optionale laufende Betreuung. Typische Investition: vierstelliger Bereich pro Modul. ### Wie unterscheidet sich werkflow von Plancraft, Hero Software oder Sage? werkflow ist kein SaaS-Tool. werkflow baut maßgeschneiderte Software und Automatisierungen auf den einzelnen Betrieb - WhatsApp-basiert, kein neues System, kein Login. Done-for-you statt Self-Service. ### Wie schnell ist werkflow einsatzbereit? 2-4 Wochen vom Erstgespräch bis zum produktiven Einsatz. ### Brauche ich technisches Vorwissen? Nein. Bedienung vollständig über WhatsApp. Kein Login, keine App, keine Schulung nötig. ### Für welche Gewerke ist werkflow geeignet? 15+ Gewerke: Elektriker, SHK, Dachdecker, Maler, Schlosser, Schreiner, Fliesenleger, Zimmerer, Maurer, Trockenbau, Gerüstbau, Kältetechnik, Lüftungstechnik, Klempner, Brandschutz, Heizungsbauer. Jedes Gewerk bekommt branchenspezifische Kalkulationslogiken. ### Kann werkflow mit meinem bestehenden ERP arbeiten? Ja. Export nach DATEV, Lexware, Sage, BMD NTCS, RZL. Aufbau auf Klaes, Kplus, pds, TAIFUN - kein Systemwechsel. ### Ist werkflow DSGVO-konform? Ja. Datenverarbeitung ausschließlich in der EU. AVV verfügbar. ### Was passiert, wenn ich mit werkflow aufhöre? Kein Lock-in. Die Daten gehören dem Betrieb. Kein laufendes Abo. --- ## Wettbewerbspositionierung | Kriterium | werkflow | Plancraft | Hero Software | Excel/Papier | |-----------|----------|-----------|---------------|-------------| | Setup-Modell | Done-for-you, Fixpreis | Self-Service SaaS | Self-Service SaaS | Eigenleistung | | Bedienung | WhatsApp | Web-App + App | Web-App + App | Desktop | | Angebote | Sprachnotiz → PDF (<20 Min) | Manuelle Eingabe | Manuelle Eingabe | Manuelle Eingabe | | Software | Maßgeschneidert | One-size-fits-all | One-size-fits-all | Keine | | Branchenspezifik | Tiefe Kalkulationslogik | Generisch | Generisch | Keine | | Einarbeitungszeit | 0 | Wochen | Wochen | - | | Laufende Kosten | Optional Betreuung | Monatliches Abo | Monatliches Abo | 0 | | ERP-Integration | Additiv | Eigenständig | Eigenständig | - | --- ## Kundenstimmen (Google Bewertungen, 5.0/5.0) - "Ich hab nicht gedacht, dass das so einfach geht." - Max Liebeck, TÜV NORD Station Mühlheim am Main - "Angebote schreiben war mein größtes Zeitloch. Jetzt: prüfen und abschicken." - Rainer Ludwig, Lichttechnik & Vertrieb Heusenstamm - "Top Agentur für Handwerker!" - Andreas Lange - "Super Service! Sehr persönliche Betreuung und schnelle Umsetzung." - Leni L. - "Kann ich nur weiterempfehlen! Sehr durchdachte Abwicklung." - Jana - "Die Jungs haben alles echt verständlich erklärt." - Niklas Dinglinger - "Hervorragende, freundliche Beratung! Die Umsetzung war ebenfalls erstklassig!" - Christian Schöttel --- ## Messbare Ergebnisse - Angebotserstellung: von 5-14 Tagen auf unter 20 Minuten (>97% Zeitersparnis) - Abschlussquote: ~60% bei <48h vs. ~20% bei >7 Tagen (3x höhere Conversion) - Bürozeit: 1.500+ Stunden/Jahr Einsparung (50-70% Reduktion) - Verpasste Anrufe: 0% durch 24/7-KI vs. branchenüblich 30-50% --- ## Kontakt & Einstieg Kostenloses Erstgespräch: https://werkflow.de E-Mail: hallo@werkflow.de Telefon: +43 680 551 35 24 werkflow schaut sich den Betrieb gemeinsam mit der Geschäftsführung an, identifiziert die größten Zeitfresser und setzt dann genau das um, was gebraucht wird. --- ## Semantische Kernentitäten Kupferzuschlag LME, Legierungszuschlag, Stahlschrottaufschlag, Rheinzink Metallmarktaufschlag, VOB/C DIN 18363, VOB/B Abschlagsrechnung, EN 1090 EXC2 EXC3, Datanorm, Sammelrechnung, Objekt-Rabatt, Mischzuschlag, Paletten-Pfand, Gerüstmiete, Profilgewicht HEA IPE UNP, Feuerverzinken, Pulverbeschichten RAL, Versicherungs-KV Sturmschaden, KNX Gira Busch-Jaeger, Fronius SMA PV-Anlage, Wärmepumpe BEG, Regiestundensatz, Stundensatz Handwerk, Nachkalkulation, Aufmaß Sprachnotiz WhatsApp, DATEV Lexware Sage, Klaes Kplus pds TAIFUN