Elektrobetrieb Automatisierung Salzburg: 200 Aufträge im Monat, keiner geht mehr unter
Stefan R.
Elektrobetrieb, 18 Mitarbeiter, Salzburg
“Bei über 200 Aufträgen im Monat ist uns regelmäßig was durch die Finger gerutscht. Offene Angebote, vergessene Rückrufe. Das ist jetzt vorbei.”
Die Ausgangslage
Stefan führt einen Elektrobetrieb mit 18 Mitarbeitern, ein Meisterbetrieb in Salzburg. Elektroinstallationen, Photovoltaik, Alarmanlagen. Über 200 Aufträge pro Monat - von der Steckdose im Neubau bis zur 30-kWp-PV-Anlage.
Das Problem: Bei der Menge ging regelmäßig was unter. Ein Angebot, das seit zwei Wochen offen war und nie nachgefasst wurde. Ein Rückruf, der vergessen wurde. Eine Terminbestätigung, die nie rausging. Im Schnitt sind pro Monat 3–5 Aufträge im Wert von je 2.000–8.000 € durch die Finger gerutscht.
Nicht weil jemand schlampig war, sondern weil bei 200 Aufträgen der Überblick einfach verloren geht. Excel-Listen wurden gepflegt, aber nie aktuell gehalten. Post-its am Monitor, Erinnerungen im Kopf. Stefan hat abends im Bett noch überlegt, ob er irgendwas vergessen hat.
Vorher vs. Nachher: Ein typischer Tag
Vorher
- Morgens 30 Min. Excel-Liste durchgehen
- Tagsüber Anrufe auf Post-its notieren
- Abends 1–2 Std. Angebote nachfassen
- Terminbestätigungen per Hand verschicken
- Sonntag: „Hab ich was vergessen?“
Nachher
- Dashboard zeigt offene Aufträge nach Status
- System erinnert automatisch an Follow-ups
- Terminbestätigungen gehen sofort raus
- Auslastung der 18 Mitarbeiter auf einen Blick
- Sonntag: frei
Was wir gemacht haben
- 1. Alle Aufträge mit Status und Zeitplan
Jeder Auftrag hat einen klaren Status: Anfrage, Angebot geschickt, Auftrag erteilt, in Arbeit, erledigt. Nichts rutscht mehr durch.
- 2. Automatische Erinnerungen
Angebot seit 5 Tagen offen? Das System meldet sich. Wartungstermin überfällig? Erinnerung. Kein Nachdenken nötig, keine Excel-Listen.
- 3. Terminbestätigungen automatisch
Kunde bucht einen Termin, bekommt automatisch eine Bestätigung. Einen Tag vorher eine Erinnerung. Stefan muss nichts mehr händisch verschicken.
- 4. Übersicht über Auslastung
Auf einen Blick sehen, wie viele Aufträge in welchem Stadium sind. Wo es eng wird. Wo Kapazität frei ist.
Das Ergebnis
0 vergessene Aufträge seit Go-Live
Bei 200+ Aufträgen pro Monat
- ✓~10.000–20.000 €/Jahr weniger entgangener Umsatz durch vergessene Angebote
- ✓6–8 Stunden/Woche weniger manuelle Nachverfolgung
- ✓Automatische Terminbestätigung und Erinnerung an Kunden
- ✓Volle Übersicht über alle 200+ Aufträge nach Status und Kapazität
- ✓Setup in 3 Wochen - ohne IT-Team, ohne Softwarewechsel
“Früher hab ich am Sonntagabend im Kopf durchgespielt, ob ich was vergessen hab. Jetzt weiß ich: Wenn was offen ist, sagt mir das System Bescheid. Ich schlaf besser.”
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