Regieberichte & Abrechnung
Stundenlohnzettel digital: Regiearbeiten nachweisen, statt sie zu verschenken
Stundenlohnarbeiten werden nach Zeitaufwand abgerechnet - aber nur, wenn der Nachweis vollständig ist und der Auftraggeber ihn gegengezeichnet hat. Zwischen der geleisteten Stunde und der Rechnung liegen drei Bruchstellen, an denen im Handwerk regelmäßig Geld verschwindet.
In 30 Minuten wissen Sie, wie viele Regiestunden Sie derzeit verschenken.
30 Minuten, zwei Experten, konkrete Antworten. Keine Verkaufsrunde.
Die drei Bruchstellen zwischen Leistung und Rechnung
Ein Stundenlohnzettel muss drei Stationen überleben. Fällt er an einer aus, ist die Leistung erbracht, aber nicht durchsetzbar:
1. Erfassung
Der Zettel wird abends aus dem Gedächtnis ausgefüllt - oder gar nicht. Was fehlt, sind meist die kleinen Zusatzarbeiten, die in Summe den Unterschied machen.
2. Gegenzeichnung
Ohne Unterschrift des Auftraggebers ist der Nachweis im Streitfall wenig wert. Wochen später eingeholt wird sie selten anstandslos gegeben.
3. Übergabe ins Büro
Der Zettel liegt im Firmenauto, in der Jacke, in der Werkstatt. Die Rechnung wartet - und mit ihr der Zahlungseingang.
Das Tückische daran: Der Verlust ist unsichtbar. Niemand kann beziffern, was nicht abgerechnet wurde, weil kein Nachweis existiert. Er fällt erst auf, wenn ein Betrieb auf digitale Erfassung umstellt und die Regieanteile plötzlich steigen - ohne dass mehr gearbeitet wurde.
Was in einen vollständigen Stundenlohnnachweis gehört
- Datum und Baustelle beziehungsweise Auftragsbezug
- Ausführende Mitarbeiter namentlich, mit Stunden je Person
- Tätigkeitsbeschreibung, konkret genug für einen Dritten - „Nacharbeit" genügt nicht
- Material und Mengen, ergänzt um eingesetzte Geräte
- Bestätigung durch Auftraggeber oder Bauleitung
- Optional, aber oft entscheidend: Fotos zur Notwendigkeit der Leistung
Bei Bauverträgen nach VOB/B sind Stundenlohnarbeiten gesondert nachzuweisen: Die Stundenlohnzettel werden dem Auftraggeber zeitnah, üblicherweise wöchentlich, zur Unterschrift vorgelegt. Wer erst zur Schlussrechnung sammelt, verhandelt rückwirkend über Leistungen, an die sich niemand mehr erinnert.
Stundenlohnzettel und Zeiterfassung sind nicht dasselbe
Beide betreffen dieselbe Arbeitsstunde, erfüllen aber verschiedene Zwecke. Die Zeiterfassung erfüllt nach § 16 Abs. 2 ArbZG - konkretisiert durch den Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) - die Aufzeichnungspflicht und regelt das Verhältnis zum Mitarbeiter. Der Stundenlohnzettel ist ein Abrechnungsnachweis gegenüber dem Kunden.
Wer beides getrennt führt, erfasst zweimal und bekommt Abweichungen zwischen den Systemen - die dann jemand aufklären muss. Sinnvoll ist eine Erfassung an der Quelle, aus der beide Sichten entstehen: der Stundennachweis für die Lohnbuchhaltung und der Stundenlohnzettel für die Faktura.
Acht Jahre Aufbewahrung: § 257 HGB und § 147 AO
Sobald der Stundenlohnzettel Buchungsbeleg ist - also in Kalkulation, Lohnbuchhaltung oder Rechnungsstellung einfließt -, staffeln § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO die Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Ein Stundenlohnzettel, der Lohn- oder Rechnungsgrundlage ist, fällt unter die Acht-Jahres-Frist. Digitale Stundenlohnzettel bleiben in werkflow über den gesamten Zeitraum unveränderlich abrufbar.
So läuft der digitale Stundenlohnzettel mit werkflow
Erfassung auf der Baustelle
Stunden, Tätigkeit, Material und Fotos am Handy - in unter zwei Minuten, während die Arbeit noch frisch ist. Keine Erinnerungsarbeit am Abend.
Unterschrift direkt vor Ort
Der Auftraggeber bestätigt mit dem Finger auf dem Display. Der Nachweis ist damit zum frühesten möglichen Zeitpunkt vollständig.
Sofort im Büro sichtbar
Der Bericht liegt als PDF im Archiv, bevor der Mitarbeiter im Auto sitzt. Nichts kann mehr verloren gehen oder liegen bleiben.
Abrechnung schließt an
Freigegebene Stundenlohnzettel gehen als Abrechnungsposten weiter, inklusive DATEV/Lexware-Export für die Lohnbuchhaltung am Monatsende, GoBD-konform archiviert. Was geleistet wurde, wird auch fakturiert - ohne Nachtelefonieren.
Gebaut wird das nicht als Standardmodul, sondern entlang Ihres Ablaufs: Ein Malermeisterbetrieb mit zwölf Mitarbeitern braucht andere Felder als ein Installateur mit Servicetouren. Genau deshalb beginnt jedes Projekt mit einem Prozess-Mapping und nicht mit einem Funktionskatalog.
Häufige Fragen
Was ist ein Stundenlohnzettel?
Ein Stundenlohnzettel - auch Regiebericht oder Stundenlohnnachweis - ist der Nachweis über Arbeiten, die nach Zeitaufwand statt zum Pauschalpreis abgerechnet werden. Er dokumentiert, wer wann wie lange an welcher Position gearbeitet hat, plus eingesetztes Material und Geräte. Ohne diesen Nachweis ist die Leistung im Streitfall praktisch nicht durchsetzbar.
Warum bleiben Stundenlohnarbeiten so häufig unverrechnet?
Weil zwischen Leistung und Rechnung drei Bruchstellen liegen: Der Zettel wird auf der Baustelle nicht ausgefüllt, er wird nicht gegengezeichnet, oder er erreicht das Büro zu spät. Jede dieser Stellen kostet Geld - und zwar unsichtbar, weil niemand weiß, was nicht abgerechnet wurde. Betriebe, die auf digitale Erfassung umstellen, entdecken diesen Verlust meist erst hinterher.
Was gehört in einen vollständigen Stundenlohnzettel?
Datum, Baustelle beziehungsweise Auftrag, Name der ausführenden Mitarbeiter, Beginn und Ende oder die Anzahl der Stunden, eine konkrete Beschreibung der Tätigkeit, eingesetztes Material mit Mengen, verwendete Geräte, und die Bestätigung durch den Auftraggeber oder die Bauleitung. Fotos sind kein Pflichtbestandteil, entscheiden aber oft die Diskussion darüber, ob die Leistung notwendig war.
Was unterscheidet einen Stundenlohnzettel von der Zeiterfassung?
Die Zeiterfassung erfüllt nach § 16 Abs. 2 ArbZG - konkretisiert durch den Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) - die arbeitsrechtliche Aufzeichnungspflicht und regelt das Verhältnis zwischen Betrieb und Mitarbeiter. Der Stundenlohnzettel ist ein Abrechnungsnachweis gegenüber dem Kunden. Dieselbe Stunde erscheint also in zwei Rollen. Werden beide getrennt erfasst, entsteht doppelte Arbeit und Abweichungen zwischen den Systemen; sinnvoll ist eine Erfassung, aus der beide Sichten entstehen.
Muss der Auftraggeber den Stundenlohnzettel unterschreiben?
Bei Verträgen nach VOB/B sind Stundenlohnarbeiten gesondert nachzuweisen, und die Stundenlohnzettel werden dem Auftraggeber zeitnah zur Unterschrift vorgelegt - üblicherweise wöchentlich. Auch bei reinen BGB-Verträgen trägt der Handwerker die Beweislast für den behaupteten Aufwand. Eine Unterschrift, die Wochen später eingeholt wird, ist erfahrungsgemäß schwer zu bekommen.
Wie lange muss ich Stundenlohnzettel aufbewahren?
Acht Jahre für Stundenlohnzettel, die als Buchungsbeleg in Rechnung oder Lohnbuchhaltung einfließen - so staffeln § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO die Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Digitale Stundenlohnzettel bleiben in werkflow über den gesamten Zeitraum unveränderlich abrufbar.
Wie funktioniert der digitale Stundenlohnzettel bei werkflow?
Der Mitarbeiter erfasst Stunden, Tätigkeit und Material am Handy, direkt auf der Baustelle. Der Auftraggeber unterschreibt mit dem Finger auf dem Display. Der Zettel liegt sofort im Büro, als PDF archiviert und abrechnungsfertig. Kein Zettel, der noch im Firmenauto liegt - und keine Rechnung, die auf Papier wartet.
Kann ich die Lohnkosten aus dem Stundenlohnzettel nach § 35a EStG als Handwerkerbonus absetzen?
Ja, wenn die Leistung im oder am eigenen Haushalt erbracht wurde. Nach § 35a EStG können Privathaushalte 20 % der Lohnkosten direkt von der Steuerschuld abziehen - maximal 1.200 € pro Jahr bei 6.000 € Lohnanteil. Voraussetzung ist eine Rechnung mit gesondert ausgewiesenen Lohn- und Materialkosten sowie Überweisung statt Barzahlung. Der Stundenlohnzettel mit ausgewiesenen Stunden und Stundensatz liefert genau den Nachweis, den das Finanzamt zur Rechnung verlangt.
Weiterführend
Stundenlohnzettel und Zeiterfassung gehören zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Nachweise. Lesen Sie den passenden Ablauf für die Baustelle und die Abrechnung weiter:
Offizielle Rechtsgrundlage: gesetze-im-internet.de, § 257 HGB ↗ · Handwerkerbonus: gesetze-im-internet.de, § 35a EStG ↗
Wie viele Regiestunden bleiben in Ihrem Betrieb unverrechnet?
Im kostenlosen Prozess-Mapping gehen wir Ihren Ablauf von der Baustelle bis zur Rechnung durch und zeigen, wo der Nachweis abreißt. 30 Minuten, konkreter Fahrplan, keine Präsentation.
Prozess-Mapping vereinbaren