Regieberichte & Abrechnung
Regiebericht digital: Regieleistungen nachweisen, statt sie zu verschenken
Regiearbeiten werden nach Zeitaufwand abgerechnet - aber nur, wenn der Nachweis vollständig ist und der Auftraggeber ihn bestätigt hat. Zwischen der geleisteten Stunde und der Rechnung liegen drei Bruchstellen, an denen im Handwerk regelmäßig Geld verschwindet. Dieser Artikel zeigt, wo genau, und wie digitale Regieberichte die Lücke schließen.
Die drei Bruchstellen zwischen Leistung und Rechnung
Ein Regiebericht muss drei Stationen überleben. Fällt er an einer aus, ist die Leistung erbracht, aber nicht durchsetzbar:
1. Erfassung
Der Zettel wird abends aus dem Gedächtnis ausgefüllt - oder gar nicht. Was fehlt, sind meist die kleinen Zusatzarbeiten, die in Summe den Unterschied machen.
2. Gegenzeichnung
Ohne Unterschrift des Auftraggebers ist der Nachweis im Streitfall wenig wert. Wochen später eingeholt wird sie selten anstandslos gegeben.
3. Übergabe ins Büro
Der Zettel liegt im Firmenauto, in der Jacke, in der Werkstatt. Die Rechnung wartet - und mit ihr der Zahlungseingang.
Das Tückische daran: Der Verlust ist unsichtbar. Niemand kann beziffern, was nicht abgerechnet wurde, weil kein Nachweis existiert. Er fällt erst auf, wenn ein Betrieb auf digitale Erfassung umstellt und die Regieanteile plötzlich steigen - ohne dass mehr gearbeitet wurde.
Was in einen vollständigen Regiebericht gehört
- Datum und Baustelle beziehungsweise Auftragsbezug
- Ausführende Mitarbeiter namentlich, mit Stunden je Person
- Tätigkeitsbeschreibung, konkret genug für einen Dritten - „Nacharbeit" genügt nicht
- Material und Mengen, ergänzt um eingesetzte Geräte
- Bestätigung durch Auftraggeber oder Bauleitung
- Optional, aber oft entscheidend: Fotos zur Notwendigkeit der Leistung
Die ÖNORM B 2110 als österreichische Werkvertragsnorm sieht für Stundenlohnarbeiten vor, dass die Nachweise dem Auftraggeber zeitnah zur Bestätigung vorgelegt werden. Viele Bauverträge konkretisieren das auf einen wöchentlichen Rhythmus. Praktisch heißt das: Wer erst zur Schlussrechnung sammelt, verhandelt rückwirkend über Leistungen, an die sich niemand mehr erinnert.
Regiebericht und Zeiterfassung sind nicht dasselbe
Beide betreffen dieselbe Arbeitsstunde, erfüllen aber verschiedene Zwecke. Die Zeiterfassung erfüllt die Aufzeichnungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz und regelt das Verhältnis zum Mitarbeiter. Der Regiebericht ist ein Abrechnungsnachweis gegenüber dem Kunden.
Wer beides getrennt führt, erfasst zweimal und bekommt Abweichungen zwischen den Systemen - die dann jemand aufklären muss. Sinnvoll ist eine Erfassung an der Quelle, aus der beide Sichten entstehen: der Stundennachweis für die Lohnverrechnung und der Regiebericht für die Faktura.
So läuft der digitale Regiebericht mit werkflow
Erfassung auf der Baustelle
Stunden, Tätigkeit, Material und Fotos am Handy - in unter zwei Minuten, während die Arbeit noch frisch ist. Keine Erinnerungsarbeit am Abend.
Unterschrift direkt vor Ort
Der Auftraggeber bestätigt mit dem Finger auf dem Display. Der Nachweis ist damit zum frühesten möglichen Zeitpunkt vollständig.
Sofort im Büro sichtbar
Der Bericht liegt als PDF im Archiv, bevor der Mitarbeiter im Auto sitzt. Nichts kann mehr verloren gehen oder liegen bleiben.
Abrechnung schließt an
Freigegebene Regieberichte gehen als Abrechnungsposten weiter. Was geleistet wurde, wird auch fakturiert - ohne Nachtelefonieren.
Gebaut wird das nicht als Standardmodul, sondern entlang Ihres Ablaufs: Ein Malermeisterbetrieb mit zwölf Mitarbeitern braucht andere Felder als ein Installateur mit Servicetouren. Genau deshalb beginnt jedes Projekt mit einem Prozess-Mapping und nicht mit einem Funktionskatalog.
Häufige Fragen
Was ist ein Regiebericht?
Ein Regiebericht - auch Regierapport oder Stundenlohnzettel - ist der Nachweis über Arbeiten, die nach Zeitaufwand statt zum Pauschalpreis abgerechnet werden. Er dokumentiert, wer wann wie lange an welcher Position gearbeitet hat, plus eingesetztes Material und Geräte. Ohne diesen Nachweis ist die Leistung im Streitfall praktisch nicht durchsetzbar.
Warum bleiben Regiestunden so häufig unverrechnet?
Weil zwischen Leistung und Rechnung drei Bruchstellen liegen: Der Zettel wird auf der Baustelle nicht ausgefüllt, er wird nicht gegengezeichnet, oder er erreicht das Büro zu spät. Jede dieser Stellen kostet Geld - und zwar unsichtbar, weil niemand weiß, was nicht abgerechnet wurde. Betriebe, die auf digitale Erfassung umstellen, entdecken diesen Verlust meist erst hinterher.
Muss der Auftraggeber den Regiebericht unterschreiben?
In der Praxis ja - und je zeitnäher, desto besser. Die ÖNORM B 2110 als österreichische Werkvertragsnorm sieht für Stundenlohnarbeiten vor, dass die Nachweise dem Auftraggeber zeitnah zur Bestätigung vorgelegt werden; die meisten Bauverträge konkretisieren das auf wöchentlich. Eine Unterschrift, die Wochen später eingeholt wird, ist erfahrungsgemäß schwer zu bekommen. Digital vor Ort auf dem Handy unterschreiben löst das Problem am Entstehungsort.
Was gehört in einen vollständigen Regiebericht?
Datum, Baustelle beziehungsweise Auftrag, Name der ausführenden Mitarbeiter, Beginn und Ende oder die Anzahl der Stunden, eine konkrete Beschreibung der Tätigkeit, eingesetztes Material mit Mengen, verwendete Geräte, und die Bestätigung durch den Auftraggeber oder die Bauleitung. Fotos sind kein Pflichtbestandteil, entscheiden aber oft die Diskussion darüber, ob die Leistung notwendig war.
Was unterscheidet einen Regiebericht von der Zeiterfassung?
Die Zeiterfassung erfüllt die arbeitsrechtliche Aufzeichnungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz - sie dient dem Verhältnis zwischen Betrieb und Mitarbeiter. Der Regiebericht ist ein Abrechnungsnachweis gegenüber dem Kunden. Dieselbe Stunde erscheint also in zwei Rollen. Werden beide getrennt erfasst, entsteht doppelte Arbeit und Abweichungen zwischen den Systemen; sinnvoll ist eine Erfassung, aus der beide Sichten entstehen.
Wie funktioniert der digitale Regiebericht bei werkflow?
Der Mitarbeiter erfasst Stunden, Tätigkeit und Material am Handy, direkt auf der Baustelle. Der Auftraggeber unterschreibt mit dem Finger auf dem Display. Der Bericht liegt sofort im Büro, als PDF archiviert und abrechnungsfertig. Kein Zettel, der noch im Firmenauto liegt - und keine Rechnung, die auf Papier wartet.
Wie viele Regiestunden bleiben in Ihrem Betrieb unverrechnet?
Im kostenlosen Prozess-Mapping gehen wir Ihren Ablauf von der Baustelle bis zur Rechnung durch und zeigen, wo der Nachweis abreißt. 30 Minuten, konkreter Fahrplan, keine Präsentation.
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