Buchhaltung · DATEV-Export für Handwerksbetriebe
DATEV Export für das Handwerk: Eingangsrechnungen als Buchungsstapel statt Schuhkarton
Ihre Kanzlei arbeitet mit DATEV, und jeden Monat will sie dasselbe: vollständige Belege, richtig zugeordnet, rechtzeitig vor der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Im Betriebsalltag liegen die Rechnungen aber im Transporter, im Postfach und im Handschuhfach.
werkflow nimmt Ihnen den Teil dazwischen ab: Sie fotografieren oder leiten weiter, die Daten werden gelesen und als Buchungsstapel für Ihren Steuerberater aufbereitet.
Was Ihre Kanzlei für DATEV braucht
- Pflichtangaben der Rechnung: Aussteller, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Netto, Steuersatz und Steuerbetrag nach § 14 Abs. 4 UStG. Fehlt etwas, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr.
- Buchungsdaten: Betrag, Konto und Gegenkonto nach SKR03 oder SKR04, Steuerschlüssel, Belegdatum, Rechnungsnummer als Belegfeld und ein Buchungstext.
- Belegbild: lesbar, vollständig und dem Buchungssatz zugeordnet, damit die Kanzlei bei Rückfragen direkt hineinschauen kann.
GoBD und Aufbewahrung ohne Aufwand
Die GoBD verlangen, dass Belege zeitnah erfasst, unverändert gespeichert und jederzeit auffindbar sind. Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 147 AO und § 257 HGB. Praktisch heißt das: ein Eingang, ein Beleg, ein Ort. Bei werkflow liegt zu jeder erfassten Rechnung das Originalbild oder die Originaldatei neben den ausgelesenen Daten. E-Rechnungen gehören im Originalformat aufbewahrt, nicht nur als Ausdruck.
Handwerkstypische Sonderfälle
- Bauleistungen nach § 13b UStG: Rechnungen von Subunternehmern ohne ausgewiesene Umsatzsteuer sollten Ihre Kanzlei mit dem passenden Steuerschlüssel erreichen.
- Freistellungsbescheinigung: Gültigkeit je Subunternehmer im Blick behalten, sonst droht der Einbehalt der Bauabzugsteuer.
- Kleinbetragsrechnungen: Tankbelege und Baumarkt-Kassenbons mit geringem Betrag brauchen weniger Pflichtangaben, sollten aber ebenfalls als Beleg erfasst werden.
So läuft es mit werkflow
- Beleg fotografieren und per WhatsApp an werkflow schicken, direkt auf der Baustelle oder im Transporter
- E-Mail-Rechnungen einfach an werkflow weiterleiten
- Die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Positionen aus
- Zum Monatsende geht der Buchungsstapel im DATEV-Format mit allen Belegen an Ihre Kanzlei
Eine Rechnung dauert ein Foto und wenige Sekunden. Statt am Freitagabend Belege zu sortieren, ist alles erfasst, bevor Sie die Baustelle verlassen. Die Kanzlei muss nichts umstellen: Sie bekommt das gewohnte Format, nur vollständiger.
Wie viel Zeit verbringen Sie mit Belegen?
Rechnen Sie aus, wie viele Stunden pro Monat Sie mit Abtippen, Sortieren und Nachfragen verlieren.
Einsparpotenzial berechnen →Häufige Fragen
Welches Format erwartet der Steuerberater beim DATEV-Export?
Üblich ist der Buchungsstapel im DATEV-Format als Textdatei mit Kopfzeile und Buchungszeilen: Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Buchungsschlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1 mit der Rechnungsnummer und Buchungstext. Die Belege selbst gehen als Bilder oder PDFs dazu, zum Beispiel über den Belegtransfer in DATEV Unternehmen online. Stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab, ob sie lieber Buchungsstapel oder nur Belege bekommt.
Ist ein Foto vom Beleg für das Finanzamt ausreichend?
Das hängt davon ab, wie der Beleg weiterverarbeitet wird. Nach den GoBD müssen Belege vollständig, richtig, zeitnah und unveränderbar archiviert sein, und das Verfahren muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Ersetzendes Scannen, bei dem das Papieroriginal vernichtet wird, setzt ein geeignetes Verfahren voraus, zum Beispiel nach BSI TR-03138 (RESISCAN). Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Papieroriginale wegwerfen.
Was ändert sich mit der E-Rechnung für Handwerksbetriebe?
Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können; Formate sind zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, wird nach dem geltenden Zeitplan 2027 und 2028 stufenweise wirksam. E-Rechnungen sind im Originalformat aufzubewahren.
Wie gehe ich mit Rechnungen von Subunternehmern nach § 13b UStG um?
Bei Bauleistungen an Unternehmer, die selbst Bauleistungen erbringen, schuldet oft der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Die Rechnung des Subunternehmers enthält dann keine Umsatzsteuer, aber einen Hinweis darauf. Die Buchung braucht einen eigenen Steuerschlüssel. Die steuerliche Beurteilung im Einzelfall liegt beim Steuerberater; geben Sie ihm solche Rechnungen mit dem Hinweis weiter.
Was ist mit der Freistellungsbescheinigung für Bauleistungen?
Wer Bauleistungen empfängt, muss unter Umständen Bauabzugsteuer einbehalten (§§ 48 ff. EStG), außer der Leistende legt eine gültige Freistellungsbescheinigung vor. Legen Sie die Bescheinigung je Subunternehmer beim Beleg ab und achten Sie auf das Ablaufdatum.
Was kostet die DATEV-Automatisierung?
Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot für Betrieb und Betreuung sowie mögliche Entwicklungsmonate. Keine versteckten Kosten, keine Überraschungen am Monatsende.