Klaes · Nachkalkulation Fensterbau & Tischlerei

Klaes Nachkalkulation: Soll-Ist je Auftrag - ohne Excel-Umweg

Klaes kalkuliert das Fenster auf den Cent genau - aber ob der Auftrag am Ende profitabel war, steht in keinem Klaes-Standardbericht. Die Nachkalkulation läuft in den meisten Fensterbau- und Tischlereibetrieben in Excel: Stunden aus Zetteln zusammensuchen, Beschläge-Rechnungen abtippen, Wochen nach Auftragsabschluss. werkflow baut ein Nachkalkulations-Cockpit direkt auf euer Klaes auf - Klaes bleibt führendes System, das Cockpit zeigt Soll-Ist je Auftrag.

Kein Export-Chaos, keine Doppelerfassung, kein ERP-Wechsel. Die Daten, die schon in Klaes stehen, werden endlich als Auswertung nutzbar: kalkulierte vs. echte Stunden, Material-Einkauf vs. berechnete Positionen, Deckungsbeitrag je Auftrag.

Warum die Nachkalkulation in Klaes schwer ist

1. Klaes ist Vorkalkulation - nicht Nachkalkulation

Klaes ist im Fensterbau zu Recht Standard: Konstruktion, Stücklisten, Glasbestellung, Fertigungspapiere, Preiskalkulation. Die Vorkalkulation ist präzise - Profil, Beschlag, Glas, Fertigungsminuten. Aber die Rückseite fehlt: Nach Auslieferung und Montage vergleicht niemand systematisch, ob die kalkulierten Fertigungsminuten und Montagestunden eingehalten wurden. Die Ist-Daten liegen verstreut in Zeitzetteln, Lieferantenrechnungen und im Kopf des Werkstattmeisters.

2. Ist-Stunden kommen nicht ins System

Werkstatt und Montage buchen ihre Stunden selten auftragsbezogen in Klaes - dafür bräuchte jeder Mitarbeiter einen Klaes-Arbeitsplatz. Also landen Stunden auf Papier-Wochenzetteln oder in einer separaten Zeiterfassung ohne Auftragsbezug. Ergebnis: Die Lohnbuchhaltung stimmt, aber niemand kann sagen, wie viele Stunden das Bauvorhaben Müller tatsächlich gekostet hat.

3. Material-Ist steckt in Zulieferer-Rechnungen

Beschläge, Glas und Zukaufteile kommen von Zulieferern - oft auf Sammelrechnungen über mehrere Aufträge. Der echte Material-Einkaufspreis je Auftrag lässt sich nur rekonstruieren, wenn jemand Rechnungspositionen manuell den Aufträgen zuordnet. In der Praxis passiert das nicht, oder nur für die großen Objekte, und nur stichprobenartig.

4. Der Excel-Umweg frisst die Auswertung auf

Wer es trotzdem versucht, exportiert Klaes-Daten nach Excel, kopiert Stundenlisten daneben, tippt Rechnungssummen ab - und hat nach zwei Stunden eine Auswertung für einen einzigen Auftrag, mit Stand von vor drei Wochen. Beim nächsten Auftrag beginnt das Spiel von vorn. So entsteht keine belastbare Datengrundlage, sondern eine gelegentliche Stichprobe.

Was eine saubere Nachkalkulation je Auftrag braucht

Eine Nachkalkulation, die als Steuerungsinstrument taugt, stellt für jeden Auftrag vier Positionen gegenüber - Soll aus der Klaes-Kalkulation, Ist aus der Realität:

• Stunden Soll-Ist: Kalkulierte Fertigungsminuten und Montagestunden aus Klaes gegen tatsächlich erfasste Stunden - aufgeschlüsselt nach Werkstatt, Montage und Fahrtzeit
• Material-EK inkl. Zulieferung: Kalkulierter Materialeinsatz gegen echte Einkaufspreise - inklusive Beschläge, Glas-Zulieferung und Zukaufteilen von Sammelrechnungen, dem Auftrag korrekt zugeordnet
• Maschinenstunden: Belegungszeiten von Bearbeitungszentrum und Zuschnitt je Auftrag, bewertet mit dem Maschinenstundensatz - sonst subventionieren maschinenintensive Aufträge unbemerkt die anderen
• Deckungsbeitrag je Auftrag: Auftragserlös minus Material-Ist, Lohn-Ist und Maschinenkosten - die eine Zahl, die dem Geschäftsführer sagt, ob sich der Auftragstyp lohnt

Erst wenn diese vier Positionen automatisch je Auftrag zusammenlaufen, wird aus der Nachkalkulation ein Werkzeug: Nach 15–20 ausgewerteten Aufträgen ist sichtbar, ob Objektaufträge mit Hebe-Schiebe-Elementen systematisch zu knapp kalkuliert sind oder ob die Montagekolonne im Altbau regelmäßig 20 % über Soll liegt. Wie das grundsätzlich funktioniert, zeigt die Seite Nachkalkulation im Handwerk.

Wie werkflow auf Klaes aufsetzt

Klaes bleibt führendes System

werkflow ersetzt kein Klaes und will es nicht. Konstruktion, Kalkulation, Stücklisten, Fertigung - alles bleibt, wo es ist. werkflow liest die Auftrags- und Kalkulationsdaten aus Klaes und reichert sie um die Ist-Seite an: Stunden aus einer mobilen Erfassung, Material-Ist aus zugeordneten Eingangsrechnungen. Kein Migrationsprojekt, kein Parallelbetrieb zweier ERPs, keine Stammdatenpflege an zwei Orten.

Kein Export-Chaos, keine Doppelerfassung

Der entscheidende Unterschied zum Excel-Umweg: Es gibt keinen manuellen Export-Schritt, den jemand jede Woche machen muss. werkflow synchronisiert die Klaes-Daten automatisch, die Monteure buchen Stunden am Handy direkt auf den Klaes-Auftrag, Zulieferer-Rechnungen werden per Klick den Aufträgen zugeordnet. Was einmal erfasst ist, wird nie wieder abgetippt.

Ein Cockpit, das der Chef liest - nicht der Klaes-Admin

Das Nachkalkulations-Cockpit zeigt je Auftrag: Erlös, Material Soll-Ist, Stunden Soll-Ist, Deckungsbeitrag - mit Ampel bei Abweichung über Schwellwert. Dazu die Auswertung über alle Aufträge: Welche Auftragstypen bringen Marge, welche Kunden sind chronisch defizitär, wo liegt die Werkstatt regelmäßig über Soll. Mehr zum Cockpit-Ansatz auf der Seite Klaes Cockpit.

Referenz: Aufbauten auf bestehende ERP-Systeme

werkflow baut genau solche Aufsätze auf bestehende Systeme - ohne das führende ERP anzutasten. Für einen Betrieb mit gewachsenem Warenwirtschaftssystem haben wir eine digitale Lieferschein-App gebaut, die direkt auf den Artikel- und Auftragsdaten des Bestandssystems arbeitet: Monteure erfassen Lieferscheine mobil, das Büro gibt frei, das ERP bleibt führend. Für einen Malermeisterbetrieb ein Auswertungs-Cockpit, das Zeiterfassung, Regieberichte und Budget je Baustelle zusammenführt.

Das Muster ist immer dasselbe: Das ERP kann, was es kann - werkflow ergänzt die Schicht, die fehlt. Für Klaes-Betriebe ist das die Nachkalkulation. Einen Überblick über den Branchen-Ansatz gibt die Seite Tischler Software.

Häufige Fragen