E-Rechnung - Pflicht für Handwerksbetriebe
E-Rechnung im Handwerk: Empfangen müssen Sie schon jetzt
In 30 Minuten wissen Sie, ob Ihr Rechnungsweg die Vorgaben erfüllt.
30 Minuten, zwei Experten, konkrete Antworten. Keine Verkaufsrunde.
Die meisten Beiträge zur E-Rechnung drehen sich um 2027 und 2028 - also um die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden. Für Handwerksbetriebe unter 800.000 Euro Umsatz klingt das nach übermorgen. Die Empfangspflicht gilt aber bereits seit dem 1. Januar 2025, und zwar ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist.
Konkret heißt das: Wenn ein Großhändler, Generalunternehmer oder Auftraggeber Ihnen heute eine XRechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und verarbeiten können. Ein Widerspruch ist nicht möglich. Wer stattdessen eine PDF nachfordert, hat kein Recht darauf - und riskiert beim Vorsteuerabzug Diskussionen mit dem Finanzamt.
Zeitplan: Was gilt ab wann
| Stichtag | Wer ist betroffen? | Was gilt? |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Unternehmen, ohne Umsatzgrenze | E-Rechnungen müssen empfangen und verarbeitet werden können. Keine Übergangsfrist, kein Widerspruchsrecht |
| Ab 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz | E-Rechnungen müssen bei inländischen B2B-Umsätzen ausgestellt werden |
| Ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze nach EN 16931 |
Ausgenommen von der Ausstellungspflicht: Rechnungen an Privatkunden (B2C) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Für die Empfangspflicht gilt diese Ausnahme nicht - sie greift seit 2025 für jeden Betrieb.
XRechnung vs. ZUGFeRD - was Handwerker wissen müssen
| Format | Was ist das? | Für wen geeignet? |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML nach EU-Norm EN 16931 - maschinenlesbar, ohne Software nicht lesbar | Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern, Konzernen, Hausverwaltungen |
| ZUGFeRD 2.x | PDF mit eingebettetem XML - Mensch und Maschine lesen die gleiche Datei | Ideal für Handwerksbetriebe: Kunde sieht die PDF, die Buchhaltung liest das XML |
| Reine PDF | Kein strukturierter Datensatz, nicht maschinenlesbar | Erfüllt die E-Rechnungspflicht nicht |
Was Handwerker jetzt konkret tun müssen
1. Empfangsfähigkeit herstellen
Ein dediziertes E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen einrichten. Software bereitstellen, die XRechnung-XML und ZUGFeRD-Dateien lesbar darstellt und archiviert. Wer DATEV oder Lexware nutzt, kann eingehende E-Rechnungen direkt importieren - die Schnittstellen existieren bereits.
2. B2B- und B2C-Kunden trennen
Die E-Rechnungspflicht betrifft nur B2B-Umsätze: Generalunternehmer, Hausverwaltungen, Gewerbe- und Industriekunden. Privatkunden (Badsanierung, Küchenumbau) bleiben davon ausgenommen. Im Kundenstamm muss klar erkennbar sein, welche Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden müssen.
3. Rechnungsausgang auf EN 16931 umstellen
Prüfen, ob DATEV oder Lexware oder die bestehende Branchensoftware XRechnung oder ZUGFeRD 2.x erzeugen kann. Falls nicht: eine Zwischenschicht (wie werkflow) ergänzen, die aus vorhandenen Rechnungsdaten konforme E-Rechnungen generiert. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und korrekte Rechnungsadresse müssen in jeder E-Rechnung stehen.
4. Archivierung sicherstellen
E-Rechnungen müssen nach der Abgabenordnung 8 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden - im Originalformat, nicht als Ausdruck. Das XML muss abrufbar bleiben. DATEV oder Lexware bietet Archivierungsfunktionen, die diese Anforderung abdecken.
5. Steuerberater einbinden
Mit dem Steuerberater klären, wie E-Rechnungen in die Buchhaltung fließen sollen. Der ideale Weg: automatischer Export aus DATEV oder Lexware, keine manuelle Weiterleitung. Wer den Buchhaltungs-Export bereits automatisiert hat, ist hier im Vorteil.
Wie werkflow hilft - ohne ERP-Wechsel
werkflow setzt auf das bestehende System auf: DATEV oder Lexware oder die Branchensoftware bleibt führend. werkflow erzeugt aus den vorhandenen Rechnungsdaten automatisch XRechnung oder ZUGFeRD und versendet an den richtigen Kanal. Eingangsrechnungen werden automatisch ausgelesen, den Aufträgen zugeordnet und an die Buchhaltung übergeben - inklusive DATEV oder Lexware. Kein Migrationsrisiko, keine Doppelerfassung. Der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch.
Hinweis: Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand Juli 2026 - maßgeblich sind das UStG und die zugehoerigen Verordnungen in der jeweils geltenden Fassung. Klärt Detailfragen mit eurem Steuerberater.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Handwerksbetriebe?
Zwei Termine sind zu unterscheiden. Empfangen: seit dem 1. Januar 2025, für jeden Betrieb, ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist. Versenden: ab 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle. Die meisten Handwerksbetriebe liegen unter der Schwelle und haben beim Versenden noch Zeit - beim Empfangen nicht.
Kann ich verlangen, weiter PDF-Rechnungen zu bekommen?
Nein. Seit 2025 dürfen Rechnungssteller E-Rechnungen ohne Ihre Zustimmung ausstellen. Wenn Ihr Großhändler auf XRechnung umstellt, müssen Sie das verarbeiten können. Praktisch genügt zunächst ein E-Mail-Postfach plus eine Möglichkeit, das strukturierte Format zu lesen - aber wer die Datei nur ablegt, verliert die Automatisierung und riskiert Lücken bei der Vorsteuer.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931. In Deutschland sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML) die gängigen Formate. Eine reine PDF ist ab der Ausstellungspflicht nur noch eine sogenannte sonstige Rechnung und erfüllt die Anforderung nicht.
Was ist mit Abschlagsrechnungen und Bauleistungen?
Abschlags- und Schlussrechnungen unterliegen denselben Regeln wie andere B2B-Rechnungen - für Baubetriebe ist das der Regelfall, nicht die Ausnahme. Wichtig wird die saubere Datenlage: Bei Bauleistungen an andere Unternehmer greift häufig die Steuerschuldumkehr, und der entsprechende Hinweis muss im strukturierten Datensatz korrekt gesetzt sein, nicht nur im Fließtext der PDF. Genau daran scheitern Umstellungen in der Praxis.
Wie hilft werkflow bei der Umstellung?
werkflow setzt auf Ihr bestehendes System auf, statt es zu ersetzen. Aus den Rechnungsdaten entsteht automatisch XRechnung oder ZUGFeRD, Eingangsrechnungen werden ausgelesen und für DATEV oder Lexware aufbereitet. Für Betriebe mit Regie- und Abschlagsrechnungen gehört die korrekte Datenstruktur dazu - inklusive der Angaben, die bei Bauleistungen gebraucht werden. Fixpreis ab 1.500 Euro, kein Abo.