E-Rechnung · Pflicht für Handwerksbetriebe
E-Rechnungspflicht 2027 im Handwerk: Was jetzt zu tun ist
Die E-Rechnungspflicht aus dem Wachstumschancengesetz kommt gestaffelt - und viele Handwerksbetriebe unterschätzen, dass die erste Stufe längst gilt. Seit dem 1.1.2025 muss jeder deutsche B2B-Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1.1.2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen - ab dem 1.1.2028 alle. Eine PDF per E-Mail zählt dann nicht mehr.
Hier steht, wer wann betroffen ist, was XRechnung und ZUGFeRD unterscheidet, und wie ein Handwerksbetrieb die Umstellung ohne ERP-Wechsel schafft.
Der Zeitplan: 2025, 2027, 2028
| Stichtag | Wer ist betroffen? | Was gilt? |
|---|---|---|
| 1.1.2025 | Alle deutschen B2B-Unternehmen - auch der 6-Mann-Betrieb | E-Rechnungen müssen empfangen und verarbeitet werden können |
| 1.1.2027 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € | E-Rechnungen müssen bei inländischen B2B-Umsätzen ausgestellt werden |
| 1.1.2028 | Alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz | Ausstellungspflicht gilt für jeden B2B-Umsatz im Inland |
Ausgenommen von der Ausstellungspflicht: Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise. Die Empfangspflicht seit 2025 kennt diese Ausnahmen nicht - wer eine XRechnung vom Lieferanten bekommt, muss sie verarbeiten können.
Was das für einen Handwerksbetrieb konkret heißt
Ausgangsrechnungen: GU, Hausverwaltung, Gewerbekunde = B2B = Pflicht
Wer als Subunternehmer für einen Generalunternehmer arbeitet, Wartungsverträge mit Hausverwaltungen hat oder für Industrie- und Gewerbekunden ausführt, stellt B2B-Rechnungen - und fällt unter die Ausstellungspflicht. Ein SHK-Betrieb mit 12 Mitarbeitern liegt schnell über 800.000 € Jahresumsatz und muss damit bereits ab dem 1.1.2027 XRechnung oder ZUGFeRD liefern. Große Auftraggeber und die öffentliche Hand verlangen strukturierte Rechnungen teils heute schon als Auftragsbedingung.
Eingangsrechnungen: Der Großhandel stellt um
Großhändler und Lieferanten stellen ihre Rechnungsstellung sukzessive auf E-Rechnung um. Ein Betrieb, der eingehende XRechnungen nur als unlesbare XML-Anhänge im Postfach liegen hat, verliert die Kontrolle über Skontofristen und Rechnungsprüfung. Die Empfangsseite ist seit 1.1.2025 Pflicht - ein dediziertes E-Mail-Postfach plus Software, die das XML lesbar macht und in die Buchhaltung übergibt, ist das Minimum.
XRechnung vs. ZUGFeRD - kurz erklärt
- XRechnung: Reines XML nach der EU-Norm EN 16931 - maschinenlesbar, aber ohne Software nicht menschenlesbar. Standard bei öffentlichen Auftraggebern (dort schon seit 2020 verpflichtend) und vielen Konzernen.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Hybridformat - eine normale PDF zum Anschauen mit eingebettetem XML-Datensatz nach EN 16931. Für Handwerksbetriebe oft der praktischere Weg, weil der Kunde weiterhin eine lesbare Rechnung bekommt und die Maschine trotzdem strukturierte Daten erhält. Ältere ZUGFeRD-Versionen vor 2.0.1 erfüllen die Anforderungen nicht.
- Nicht ausreichend: Eingescannte Papierrechnungen, Word-Dokumente und reine PDFs ohne eingebettetes XML - egal wie sauber formatiert.
Checkliste: Ist dein Betrieb bereit?
- Umsatzschwelle geklärt: Lag der Vorjahresumsatz über 800.000 €? Dann gilt die Ausstellungspflicht ab 1.1.2027 - sonst ab 1.1.2028.
- Empfang funktioniert: Es gibt ein definiertes Postfach für Eingangsrechnungen, und eingehende XRechnungen/ZUGFeRD-Dateien werden lesbar dargestellt und archiviert (GoBD-konform, 8 Jahre Aufbewahrung nach aktueller Rechtslage).
- Rechnungsausgang geprüft: Kann das bestehende System XRechnung oder ZUGFeRD 2.x erzeugen - mit Leitweg-ID bzw. Käuferreferenz, wo der Auftraggeber sie verlangt?
- B2B-Kunden identifiziert: Welche Kunden sind Unternehmen (GU, Hausverwaltung, Gewerbe) und brauchen künftig strukturierte Rechnungen - und welche sind Privatkunden, bei denen alles bleibt wie bisher?
- Prozess mit dem Steuerberater abgestimmt: Wie kommen E-Rechnungen in die Buchhaltung - manuell weitergeleitet oder automatisch übergeben?
Wie werkflow hilft - ohne ERP-Wechsel
Die E-Rechnungspflicht ist kein Grund, das gewachsene ERP oder die Handwerkersoftware zu ersetzen. werkflow setzt auf das bestehende System auf: Der Rechnungsausgang wird E-Rechnungs-konform - aus den vorhandenen Rechnungsdaten entsteht automatisch XRechnung oder ZUGFeRD, versendet an den Kanal, den der Auftraggeber verlangt. Eingangsrechnungen werden automatisch ausgelesen, den Aufträgen zugeordnet, zur Freigabe vorgelegt und an die Buchhaltung übergeben - inklusive DATEV-Export für den Steuerberater.
Kein Migrationsrisiko, keine Doppelerfassung: Das führende System bleibt, werkflow ergänzt die Konformitätsschicht. Individuell auf euren Betrieb zugeschnitten, einmaliges Setup plus laufende Betreuung - der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch.
Hinweis: Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand Juli 2026 - maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz in der jeweils geltenden Fassung und die BMF-Schreiben zur E-Rechnung. Klärt Detailfragen mit eurem Steuerberater.
Häufige Fragen
Ab wann muss mein Handwerksbetrieb E-Rechnungen ausstellen?
Nach dem Wachstumschancengesetz gilt gestaffelt: Seit dem 1.1.2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1.1.2028 alle Unternehmen. Betroffen sind inländische B2B-Umsätze - also Rechnungen an Generalunternehmer, Hausverwaltungen, Gewerbe- und Industriekunden.
Zählt eine PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 - maschinell auslesbar und automatisch verarbeitbar. Zulässige Formate sind insbesondere XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Eine reine PDF ohne strukturierte Daten gilt ab den jeweiligen Stichtagen nur noch als 'sonstige Rechnung' und erfüllt die Pflicht nicht.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Privatkunden und Kleinbeträge?
Nein. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen - die Badsanierung beim Privatkunden darf weiter als PDF oder Papier abgerechnet werden. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise. Die Empfangspflicht seit 2025 gilt aber unabhängig davon: Wenn ein Lieferant eine XRechnung schickt, muss der Betrieb sie annehmen und verarbeiten können.
Wie hilft werkflow bei der Umstellung auf E-Rechnung?
werkflow macht den Rechnungsausgang aus eurem bestehenden System E-Rechnungs-konform - das ERP oder die Handwerkersoftware bleibt führend, werkflow erzeugt daraus XRechnung oder ZUGFeRD und versendet an den richtigen Kanal. Eingangsrechnungen werden automatisch ausgelesen, geprüft und der Buchhaltung übergeben. Individuell auf euren Betrieb zugeschnitten, einmaliges Setup plus laufende Betreuung - der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch.