Auftragsbearbeitung · Handwerk Deutschland
Auftragsbearbeitung im Handwerk: Von der Anfrage bis zur Rechnung ohne Papierchaos
In vielen Handwerksbetrieben verschwinden Aufträge im Chaos aus E-Mails, Zetteln und Excel-Listen - zwischen Anfrage, Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung gibt es zu viele Lücken, in die Aufträge fallen können. Das Ergebnis: verzögerte Rechnungen, vergessene Nachträge und fehlende Transparenz über den Auftragsbestand.
werkflow verbindet alle Schritte der Auftragsbearbeitung in einem System - vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung - und exportiert alles DATEV-kompatibel in die Buchhaltung.
Wo die Auftragsbearbeitung im Handwerk scheitert
1. Kein Überblick über offene Angebote
Angebote werden erstellt und vergessen. Kein Nachfassen, weil niemand weiß, welche Angebote noch offen sind. Aufträge gehen verloren, weil der Kunde einen anderen Anbieter beauftragt hat, der nachgehakt hat. Eine systematische Angebotsverfolgung fehlt in den meisten Handwerksbetrieben.
2. Informationen werden mehrfach eingetragen
Kundendaten aus dem Angebot werden in die Auftragsbestätigung abgetippt, von dort in den Lieferschein, von dort in die Rechnung. Jeder Übertrag kostet Zeit und birgt Fehler. Wenn sich eine Adresse ändert, muss sie an vier Stellen manuell aktualisiert werden.
3. Zusatzleistungen werden nicht abgerechnet
Was auf der Baustelle zusätzlich gemacht wurde, bleibt im Gedächtnis des Monteurs. Ohne systematische Erfassung der Zusatzleistungen verschwinden diese beim Erstellen der Schlussrechnung. Branchenuntersuchungen zeigen, dass Handwerksbetriebe 10 bis 20 Prozent ihrer tatsächlichen Leistungen nicht abrechnen.
Wie werkflow hilft
- Durchgehender Auftragsfluss: Anfrage wird Angebot, Angebot wird Auftrag, Auftrag wird Rechnung - mit einem Klick, ohne Datenverlust
- Statusübersicht: Alle Aufträge in einer Liste mit aktuellem Status - kein Auftrag kann vergessen oder übersehen werden
- Zusatzleistungen erfassen: Monteure dokumentieren Mehraufwand direkt am Auftrag, werkflow schlägt automatisch Nachtragsposition vor
- DATEV/Lexware/Sage-Export: Alle Rechnungsdaten fließen strukturiert in die Buchhaltung, ohne doppelte Datenpflege
Häufige Fragen
Wie behält werkflow den Überblick über alle offenen Aufträge?
werkflow führt eine zentrale Auftragsliste mit Status für jeden Auftrag: Anfrage eingegangen, Angebot erstellt, Auftrag bestätigt, in Bearbeitung, abgeschlossen, abgerechnet. Kein Auftrag kann verloren gehen oder vergessen werden, weil der Status immer sichtbar ist und Fristen automatisch angezeigt werden.
Kann werkflow ein Angebot automatisch in einen Auftrag umwandeln?
Ja. Wenn ein Kunde ein Angebot annimmt, wandelt werkflow es mit einem Klick in einen Auftrag um. Alle Positionen, Preise und Kundendaten werden übernommen. Es entsteht automatisch eine Auftragsbestätigung als PDF, die direkt an den Kunden gesendet werden kann. Kein nochmaliges Eintippen.
Wie erstelle ich aus einem abgeschlossenen Auftrag die Rechnung?
Wenn ein Auftrag abgeschlossen ist, erstellt werkflow die Rechnung automatisch aus den Auftragsdaten - inklusive aller tatsächlich geleisteten Stunden, gelieferter Materialien und Zusatzleistungen. Die Rechnung ist DATEV-kompatibel und kann direkt per E-Mail an den Kunden und an den Steuerberater weitergeleitet werden.
Kann ich Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen stellen?
Ja. Für längere Projekte unterstützt werkflow Abschlags- und Teilrechnungen nach Leistungsfortschritt. Alle Teilbeträge werden auf die Schlussrechnung angerechnet. Das verbessert die Liquidität erheblich, weil nicht der gesamte Auftragswert bis zum Projektabschluss gewartet werden muss.
Wie integriert sich werkflow mit meiner bestehenden Buchhaltungssoftware?
werkflow exportiert alle Auftragsdaten und Rechnungen als DATEV-kompatible Datei sowie in Formaten für Lexware und Sage. Der Steuerberater erhält alle Buchungsdaten strukturiert, ohne manuelle Nacharbeit. Der Import dauert wenige Minuten und eliminiert doppelte Datenpflege zwischen Handwerkssoftware und Buchhaltung.