Zeiterfassung · Handwerk
Digitaler Stundenzettel im Handwerk: Arbeitszeiten erfassen und abrechnen
Kostenlos, ohne Anmeldung, druckfertig.
In 30 Minuten wissen Sie, was digitale Stundenzettel Ihrem Büro sparen.
30 Minuten, zwei Experten, konkrete Antworten. Keine Verkaufsrunde.
Papier-Stundenzettel kosten Handwerksbetriebe bares Geld: Sie gehen verloren, werden unleserlich ausgefüllt und landen Wochen nach Auftragsabschluss in der Buchhaltung. Das Ergebnis sind verzögerte Rechnungen, falsche Lohnabrechnungen und fehlende Daten für die Nachkalkulation.
werkflow digitalisiert die Stundenerfassung für Handwerksbetriebe - mit direktem Export nach DATEV oder Lexware und automatischer Zuordnung zu Aufträgen.
Seit dem BAG-Beschluss von 2022 ist die Erfassung Pflicht - für jeden Betrieb, unabhängig von der Größe. Wer noch mit Papierzetteln arbeitet, erfüllt sie formal, kann sie im Streitfall aber kaum belegen.
Warum Papier-Stundenzettel nicht funktionieren
1. Zeiten werden erst Tage später eingetragen
Auf der Baustelle denkt niemand an den Stundenzettel. Am Freitag werden die Stunden der ganzen Woche aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Das führt zu Schätzungen statt zu exakten Werten - und zu Streitigkeiten mit Kunden, wenn die Abrechnung nicht nachvollziehbar ist.
2. Übertrag in die Buchhaltung ist fehleranfällig
Von handschriftlichem Zettel zu Excel zu DATEV oder Lexware - jeder Übertragungsschritt birgt Fehler. Eine falsch abgelesene Stundenzahl, ein falscher Auftragscode, und die Nachkalkulation stimmt nicht. Büromitarbeiter in Handwerksbetrieben verlieren Stunden damit, unleserliche Zettel zu entziffern.
3. Keine Zuordnung zu Aufträgen
Klassische Stundenzettel erfassen Gesamtstunden eines Mitarbeiters, nicht Stunden pro Auftrag. Damit ist keine Nachkalkulation möglich. War der Auftrag profitabel? Wie lange hat welche Leistung gedauert? Diese Fragen bleiben unbeantwortet - und dieselben Kalkulationsfehler wiederholen sich beim nächsten Projekt.
Wie werkflow hilft
- Mobile Zeiterfassung: Mitarbeiter stempeln per App auf dem Smartphone - mit Auftragszuordnung, auch offline auf der Baustelle
- DATEV/Lexware-Export: Stunden fließen automatisch in die Lohnbuchhaltung, ohne manuellen Übertrag
- Auftragsbezogene Auswertung: Exakte Stunden pro Projekt als Basis für Nachkalkulation und Rechnungsstellung
- Automatische Erinnerungen: werkflow meldet fehlende oder unplausible Einträge, bevor sie zur monatlichen Abrechnung fehlen
Diese Vorlage als druckfertiges PDF
Fertig formatiert mit Platzhaltern für Ihren Betrieb. Direkt ausfüllen und an den Kunden schicken.
Stundenzettel-Vorlage als PDF öffnenKostenlos, ohne Anmeldung.
Lieber direkt sprechen statt PDF ausfüllen? Kostenloses Erstgespräch buchen
Häufige Fragen
Muss ich als Handwerksbetrieb Stundenzettel führen?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von September 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen - unabhängig von der Betriebsgröße. Grundlage ist das EuGH-Urteil von 2019. Für Handwerksbetriebe mit Außendienst sind Baustellen-Stundenzettel gleichzeitig Nachweis gegenüber Kunden und Pflichtdokumentation. Papierzettel erfüllen die Anforderung formal, sind aber fehleranfällig und kaum auswertbar.
Wie lange muss ich Stundenaufzeichnungen aufbewahren?
Nach § 16 Arbeitszeitgesetz sind Aufzeichnungen über die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Im Baugewerbe kommen die Nachweispflichten gegenüber der SOKA-BAU hinzu. Digitale Aufzeichnungen sind hier klar im Vorteil: sie sind vollständig, unveränderlich protokolliert und auf Knopfdruck vorzeigbar.
Wie überträgt werkflow die Zeiten in die Lohnbuchhaltung?
werkflow exportiert erfasste Arbeitszeiten direkt als DATEV- oder Lexware-kompatible Datei. Ihr Steuerberater erhält die aufbereiteten Stunden ohne manuellen Übertrag. Das eliminiert Tippfehler beim Umschreiben und reduziert den Aufwand für die monatliche Lohnabrechnung nach Tarifvertrag erheblich.
Können Mitarbeiter auf der Baustelle ohne Internet Zeiten erfassen?
Ja. werkflow funktioniert offline. Mitarbeiter stempeln Kommen und Gehen auf dem Smartphone, auch ohne Netzabdeckung. Sobald wieder Verbindung besteht, synchronisieren sich die Daten automatisch. Kein Datenverlust, kein manuelles Nachtragen.
Wie weise ich Arbeitszeiten einem Auftrag oder einer Baustelle zu?
Beim Einloggen wählt der Mitarbeiter den aktiven Auftrag aus einer Liste. Zeiten werden automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Am Ende des Monats weiß der Betrieb genau, wie viele Stunden in welchem Auftrag gearbeitet wurden - Basis für Nachkalkulation und Rechnungsstellung.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, die Zeit zu stempeln?
werkflow sendet automatische Erinnerungen wenn Einträge fehlen oder unplausibel sind - zum Beispiel wenn für einen laufenden Auftrag kein Abschluss eingetragen ist. Fehlende Zeiten können nachträglich mit Begründung ergänzt werden, was protokolliert wird. So bleiben Stundenzettel vollständig, ohne täglich hinterherlaufen zu müssen.