Zeiterfassung · Handwerk Deutschland
Digitaler Stundenzettel im Handwerk: Arbeitszeiten einfach erfassen und abrechnen
Papier-Stundenzettel kosten Handwerksbetriebe bares Geld: Sie gehen verloren, werden unleserlich ausgefüllt und landen Wochen nach Auftragsabschluss in der Buchhaltung. Das Ergebnis sind verzögerte Rechnungen, falsche Lohnabrechnungen und fehlende Daten für die Nachkalkulation.
werkflow digitalisiert die Stundenerfassung für Handwerksbetriebe in Deutschland - mit direktem Export nach DATEV, Lexware oder Sage und automatischer Zuordnung zu Aufträgen.
Warum Papier-Stundenzettel nicht funktionieren
1. Zeiten werden erst Tage später eingetragen
Auf der Baustelle denkt niemand an den Stundenzettel. Am Freitag werden die Stunden der ganzen Woche aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Das führt zu Schätzungen statt zu exakten Werten - und zu Streitigkeiten mit Kunden, wenn die Abrechnung nicht nachvollziehbar ist.
2. Übertrag in die Buchhaltung ist fehleranfällig
Von handschriftlichem Zettel zu Excel zu DATEV - jeder Übertragungsschritt birgt Fehler. Eine falsch abgelesene Stundenzahl, ein falscher Auftragscode, und die Nachkalkulation stimmt nicht. Büromitarbeiter verlieren Stunden damit, unleserliche Zettel zu entziffern.
3. Keine Zuordnung zu Aufträgen
Klassische Stundenzettel erfassen Gesamtstunden eines Mitarbeiters, nicht Stunden pro Auftrag. Damit ist keine Nachkalkulation möglich. War der Auftrag profitabel? Wie lange hat welche Leistung gedauert? Diese Fragen bleiben unbeantwortet - und dieselben Kalkulationsfehler wiederholen sich beim nächsten Projekt.
Wie werkflow hilft
- Mobile Zeiterfassung: Mitarbeiter stempeln per App auf dem Smartphone - mit Auftragszuordnung, auch offline auf der Baustelle
- DATEV/Lexware/Sage-Export: Stunden fließen automatisch in die Lohnbuchhaltung, ohne manuellen Übertrag
- Auftragsbezogene Auswertung: Exakte Stunden pro Projekt als Basis für Nachkalkulation und Rechnungsstellung
- Automatische Erinnerungen: werkflow meldet fehlende oder unplausible Einträge, bevor sie zur monatlichen Abrechnung fehlen
Häufige Fragen
Muss ich als Handwerksbetrieb Stundenzettel für Mitarbeiter führen?
Ja. Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und der nationalen Umsetzung in Deutschland sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Für Handwerksbetriebe mit Außendienstmitarbeitern gilt das besonders - Baustellen-Stundenzettel sind gleichzeitig Nachweis gegenüber Kunden und Pflichtdokumentation. Papierzettel erfüllen zwar formal die Anforderung, sind aber fehleranfällig und schwer auswertbar.
Wie überträgt werkflow die Zeiten in die Buchhaltung?
werkflow exportiert erfasste Arbeitszeiten direkt als DATEV-kompatible Datei oder für Lexware und Sage. Lohnbuchhalter erhalten die aufbereiteten Stunden ohne manuellen Übertrag. Das eliminiert Tippfehler beim Umschreiben und reduziert den Aufwand für die monatliche Lohnabrechnung erheblich.
Können Mitarbeiter auf der Baustelle ohne Internet Zeiten erfassen?
Ja. werkflow funktioniert offline. Mitarbeiter stempeln Kommen und Gehen auf dem Smartphone, auch ohne Netzabdeckung. Sobald wieder Verbindung besteht, synchronisieren sich die Daten automatisch. Kein Datenverlust, kein manuelles Nachtragen.
Wie weise ich Arbeitszeiten einem Auftrag oder einer Baustelle zu?
Beim Einloggen wählt der Mitarbeiter den aktiven Auftrag aus einer Liste. Zeiten werden automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Am Ende des Monats weiß der Betrieb genau, wie viele Stunden in welchem Auftrag gearbeitet wurden - Basis für Nachkalkulation und Rechnungsstellung.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, die Zeit zu stempeln?
werkflow sendet automatische Erinnerungen wenn Einträge fehlen oder unplausibel sind - zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter für einen laufenden Auftrag keinen Abschluss eingetragen hat. Fehlende Zeiten können nachträglich mit Begründung ergänzt werden, was protokolliert wird. So bleiben Stundenzettel vollständig, ohne täglich hinterherlaufen zu müssen.