Stundenzettel & Arbeitsrecht
Digitaler Stundenzettel im Handwerk: Arbeitszeiten erfassen und abrechnen
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Papier-Stundenzettel kosten Handwerksbetriebe bares Geld: Sie gehen verloren, werden unleserlich ausgefüllt und landen Wochen nach Auftragsabschluss in der Buchhaltung. Seit dem BAG-Beschluss von 2022 ist die Arbeitszeiterfassung ohnehin Pflicht, für Bau-Handwerksbetriebe zusätzlich mit einer festen Sieben-Tage-Frist nach § 17 MiLoG - werkflow macht daraus einen Prozess, der nebenbei läuft: mobile Erfassung auf der Baustelle, direkter Export nach DATEV oder Lexware, automatische Zuordnung zu Aufträgen.
Warum Papier-Stundenzettel nicht funktionieren
1. Zeiten werden erst Tage später eingetragen
Auf der Baustelle denkt niemand an den Stundenzettel. Am Freitag werden die Stunden der ganzen Woche aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Das führt zu Schätzungen statt zu exakten Werten - und zu Streitigkeiten mit Kunden, wenn die Abrechnung nicht nachvollziehbar ist.
2. Übertrag in die Buchhaltung ist fehleranfällig
Von handschriftlichem Zettel zu Excel zu DATEV oder Lexware - jeder Übertragungsschritt birgt Fehler. Eine falsch abgelesene Stundenzahl, ein falscher Auftragscode, und die Nachkalkulation stimmt nicht. Büromitarbeiter in Handwerksbetrieben verlieren Stunden damit, unleserliche Zettel zu entziffern.
3. Keine Zuordnung zu Aufträgen
Klassische Stundenzettel erfassen Gesamtstunden eines Mitarbeiters, nicht Stunden pro Auftrag. Damit ist keine Nachkalkulation möglich. War der Auftrag profitabel? Wie lange hat welche Leistung gedauert? Diese Fragen bleiben unbeantwortet - und dieselben Kalkulationsfehler wiederholen sich beim nächsten Projekt.
Was das Gesetz vom Stundenzettel verlangt
Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21), gestützt auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 und konkretisiert durch § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen - unabhängig von der Betriebsgröße, und zwar die gesamte Arbeitszeit, nicht nur Überstunden.
Verschärfte Frist am Bau: § 17 MiLoG
Für Handwerksbetriebe im Baugewerbe kommt eine engere Pflicht hinzu. § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftsbereichen - Position 1 dort ist wörtlich „im Baugewerbe“ - Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens binnen sieben Kalendertagen nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre bereitzuhalten. Anders als die allgemeine BAG-Pflicht nennt § 17 MiLoG damit eine feste, kurze Frist für genau das Dokument, um das es auf dieser Seite geht.
Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) schränkt diese Pflicht ein, statt sie zu verschärfen: Sie gilt nicht für Arbeitnehmer mit einem verstetigten Bruttomonatsentgelt über 4.461 Euro (beziehungsweise über 2.974 Euro bei zwölf Monaten nachweislich gleichbleibender Zahlung) und nicht für mitarbeitende Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Für die meisten Gesellen und Facharbeiter am Bau greift die Sieben-Tage-Frist trotzdem uneingeschränkt.
SOKA-BAU: die Zusatzpflicht am Bau
Baubetriebe melden monatlich Bruttolöhne und Arbeitsstunden an die SOKA-BAU, wie es der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) - der zentrale Tarifvertrag der Baubranche - vorschreibt. Ohne tagesaktuelle, lückenlose Stundenzettel lässt sich diese Meldung nicht korrekt erstellen. Fehler führen zu:
- Nachmeldungen und Korrekturen mit Nachzahlungen
- Prüfungsrisiko bei Kontrollen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit
- Doppelarbeit, wenn SOKA-Meldung und Lohnabrechnung auseinanderlaufen
Wie werkflow hilft
- Mobile Zeiterfassung: Mitarbeiter stempeln per App auf dem Smartphone - mit Auftragszuordnung, auch offline auf der Baustelle
- DATEV/Lexware-Export: Stunden fließen automatisch in die Lohnbuchhaltung, ohne manuellen Übertrag
- Auftragsbezogene Auswertung: Exakte Stunden pro Projekt als Basis für Nachkalkulation und Rechnungsstellung
- Automatische Erinnerungen: werkflow meldet fehlende oder unplausible Einträge, bevor sie zur monatlichen Abrechnung fehlen
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Häufige Fragen
Muss ich als Handwerksbetrieb Stundenzettel führen?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von September 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen - unabhängig von der Betriebsgröße. Grundlage ist das EuGH-Urteil von 2019. Für Handwerksbetriebe mit Außendienst sind Baustellen-Stundenzettel gleichzeitig Nachweis gegenüber Kunden und Pflichtdokumentation. Papierzettel erfüllen die Anforderung formal, sind aber fehleranfällig und kaum auswertbar.
Gilt für Stundenzettel im Bau-Handwerk eine schärfere Frist als der BAG-Beschluss?
Ja, für Betriebe im Baugewerbe. § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen - dazu zählt an erster Stelle ausdrücklich das Baugewerbe - Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens binnen sieben Kalendertagen nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre bereitzuhalten. Das ist enger gefasst als die allgemeine BAG-Pflicht, die keine feste Frist nennt: Für bauausführende Handwerksbetriebe muss der Stundenzettel innerhalb einer Woche stehen, nicht erst zur Monatsabrechnung.
Gilt die MiLoG-Dokumentationspflicht für jeden Mitarbeiter gleichermaßen?
Nein. Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) schränkt die Pflicht nach § 17 MiLoG ein: Sie gilt nicht für Arbeitnehmer, deren verstetigtes Bruttomonatsentgelt 4.461 Euro übersteigt, beziehungsweise 2.974 Euro, wenn dieses Entgelt nachweislich zwölf Monate durchgehend gezahlt wurde. Auch mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers sind ausgenommen. Für die meisten Gesellen und Facharbeiter am Bau greift die Sieben-Tage-Frist damit trotzdem in voller Schärfe.
Wie lange muss ich Stundenaufzeichnungen aufbewahren?
Nach § 16 Arbeitszeitgesetz sind Aufzeichnungen über die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren - dieselbe Frist gilt nach § 17 MiLoG für die dort erfassten Branchen. Im Baugewerbe kommen die Nachweispflichten gegenüber der SOKA-BAU hinzu, die der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) als zentraler Tarifvertrag der Branche vorschreibt. Digitale Aufzeichnungen sind hier klar im Vorteil: sie sind vollständig, unveränderlich protokolliert und auf Knopfdruck vorzeigbar.
Wie überträgt werkflow die Zeiten in die Lohnbuchhaltung?
werkflow exportiert erfasste Arbeitszeiten direkt als DATEV- oder Lexware-kompatible Datei. Ihr Steuerberater erhält die aufbereiteten Stunden ohne manuellen Übertrag. Das eliminiert Tippfehler beim Umschreiben und reduziert den Aufwand für die monatliche Lohnabrechnung nach Tarifvertrag erheblich.
Können Mitarbeiter auf der Baustelle ohne Internet Zeiten erfassen?
Ja. werkflow funktioniert offline. Mitarbeiter stempeln Kommen und Gehen auf dem Smartphone, auch ohne Netzabdeckung. Sobald wieder Verbindung besteht, synchronisieren sich die Daten automatisch. Kein Datenverlust, kein manuelles Nachtragen.
Wie weise ich Arbeitszeiten einem Auftrag oder einer Baustelle zu?
Beim Einloggen wählt der Mitarbeiter den aktiven Auftrag aus einer Liste. Zeiten werden automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Am Ende des Monats weiß der Betrieb genau, wie viele Stunden in welchem Auftrag gearbeitet wurden - Basis für Nachkalkulation und Rechnungsstellung.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, die Zeit zu stempeln?
werkflow sendet automatische Erinnerungen wenn Einträge fehlen oder unplausibel sind - zum Beispiel wenn für einen laufenden Auftrag kein Abschluss eingetragen ist. Fehlende Zeiten können nachträglich mit Begründung ergänzt werden, was protokolliert wird. So bleiben Stundenzettel vollständig, ohne täglich hinterherlaufen zu müssen.
Quellen und Weiterführendes
Die rechtliche Einordnung ist länderspezifisch. Prüfen Sie die aktuelle Originalquelle und verbinden Sie den Stundenzettel anschließend mit dem passenden Abrechnungsnachweis.
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