Handwerk · Einsatzplanung & Disposition
Einsatzplanung Handwerk: Baustellen koordinieren ohne Dispositionschaos
Fünf Aufträge, vier Mitarbeiter, zwei Krankmeldungen — und der Meister versucht montags morgens, alles am Telefon zu organisieren. Falsch disponierte Einsätze kosten Fahrtzeit, Überstunden und im schlimmsten Fall einen Kundenverlust, wenn niemand auf der Baustelle erscheint. Handwerksbetriebe ab drei Mitarbeitern haben einen Dispositionsbedarf, der sich mit Zettel und Kalender nicht mehr zuverlässig abdecken lässt.
werkflow schafft Übersicht: Mitarbeiterverfügbarkeit auf einem Blick, Aufträge per Klick zuweisen, Änderungen sofort in der Mitarbeiter-App — und der Meister hat morgens fünf Minuten statt einer Stunde für die Tagesplanung.
Kapazitäten und Verfügbarkeiten verwalten
1. Wochenübersicht: Wer ist wann verfügbar?
werkflow zeigt alle Mitarbeiter in einer Wochenmatrix — verplante Stunden, freie Kapazitäten, Urlaub und Krankmeldungen auf einen Blick. Neue Aufträge werden in die freien Slots gezogen: Datum auswählen, Mitarbeiter zuweisen, Auftrag schließen. Das System prüft sofort auf Konflikte und warnt bei Doppelbelegungen. Kein Mitarbeiter wird mit mehr Aufträgen verplant, als der Tag zulässt.
2. Qualifikationen berücksichtigen
Nicht jeder Mitarbeiter darf jeden Auftrag ausführen. Gasinstallationen erfordern eine DVGW-Zulassung, Elektroarbeiten eine Elektrofachkraft, Schweißarbeiten ein Zertifikat. werkflow hinterlegt Qualifikationen pro Mitarbeiter und filtert die Dispositionsauswahl entsprechend. Bei Auftragszuweisung werden automatisch nur qualifizierte Mitarbeiter vorgeschlagen — keine Zertifikatsverletzungen, kein Haftungsrisiko.
Kommunikation in Echtzeit
3. Push-Benachrichtigungen statt WhatsApp-Gruppen
Jede Auftragszuweisung, jede Terminänderung, jeder neue Einsatz landet sofort als Push-Benachrichtigung in der werkflow-App des Mitarbeiters. Keine verpassten Nachrichten in überfüllten WhatsApp-Gruppen, keine SMS, die am falschen Zeitpunkt ankommen. Der Mitarbeiter bestätigt den Einsatz per Klick — der Disponent sieht sofort, dass die Nachricht angekommen ist.
4. Notdienst-Koordination ohne Durchwahlchaos
Notdienst-Aufträge kommen ungeplant. werkflow legt Bereitschaftsrotationen an — wer hat diese Woche Notdienst? — und weist eingehende Notdienst-Aufträge direkt dem zuständigen Monteur zu. Notdienststunden werden mit dem richtigen Zuschlag erfasst und landen automatisch in der Rechnung. Kein Stundenzettel-Nacherfassen am Montag.
- Wochenübersicht: Alle Kapazitäten und Engpässe auf einen Blick
- Qualifikationsfilter: Nur geeignete Mitarbeiter werden vorgeschlagen
- Push-Benachrichtigungen: Einsatzänderungen landen sofort in der App
- Notdienst-Verwaltung: Bereitschaft, Zuweisung und Zuschlagserfassung automatisch
Häufige Fragen
Wie viele Mitarbeiter kann werkflow gleichzeitig disponieren?
werkflow ist für Handwerksbetriebe von Ein-Mann-Betrieben bis zu Teams mit 20+ Mitarbeitern ausgelegt. Die Kapazitätsübersicht zeigt alle Mitarbeiter in einer Wochenansicht — wer ist verplant, wer ist frei, wer ist im Urlaub oder Krankenstand. Bei wachsenden Betrieben skaliert werkflow mit: neue Mitarbeiter werden eingetragen und sofort in der Disposition sichtbar.
Kann werkflow Einsätze nach Qualifikation filtern?
Ja. Mitarbeiterprofile in werkflow enthalten Qualifikationen — z.B. Elektrofachkraft, Gasinstallateur-Zulassung oder Schweißzertifikat. Bei der Einsatzplanung zeigt werkflow nur Mitarbeiter an, die für den jeweiligen Auftrag qualifiziert sind. Kein ungelernter Mitarbeiter wird versehentlich für eine Facharbeit eingeplant.
Wie funktioniert die Einsatzplanung auf dem Smartphone?
Der Meister oder Disponent plant Einsätze am Desktop oder Tablet — Mitarbeiter erhalten sofort eine Push-Benachrichtigung in der werkflow-App. Die Tages- und Wochenansicht zeigt alle Einsätze mit Adresse, Anfahrtsroute und Auftragsdetails. Neue oder geänderte Einsätze erscheinen sofort — keine verpassten Änderungen mehr durch WhatsApp-Nachrichten, die übersehen werden.
Wie plant werkflow Notdienst-Einsätze außerhalb der regulären Arbeitszeit?
Notdienst-Aufträge werden in werkflow als Soforteinsatz angelegt und dem zuständigen Bereitschaftsmonteur zugewiesen. Die App-Benachrichtigung informiert den Mitarbeiter sofort. Notdienst-Stunden werden automatisch mit dem konfigurierten Notdienst-Zuschlag erfasst und fließen direkt in die Rechnung — keine manuelle Nachbuchung.