Handwerk · Terminplanung & Disposition
Terminplanung Handwerk: Einsätze planen, Mitarbeiter disponieren, Baustellen koordinieren
Drei Monteure, fünf offene Aufträge, zwei Notdienste — und der Meister telefoniert morgens eine Stunde, um zu klären, wer heute wohin fährt. Zettel auf dem Schreibtisch, WhatsApp-Gruppen, Kalender auf dem Kühlschrank: Terminplanung im Handwerk kostet täglich Zeit, die besser auf der Baustelle wäre. Und wenn ein Mitarbeiter krank wird oder ein Auftrag sich verschiebt, fängt das Anrufen von vorn an.
werkflow ersetzt den Dispositions-Zettelkasten: Einsätze werden in der Auftragsverwaltung direkt geplant, Mitarbeiter in der App informiert, Kunden automatisch per E-Mail bestätigt. Änderungen landen sofort bei allen Beteiligten — kein Anruf, kein WhatsApp, kein Missverständnis.
Einsatzplanung ohne Doppelbelegungen
1. Mitarbeiterverfügbarkeit auf einen Blick
werkflow zeigt alle verplanten und freien Kapazitäten in einer Wochenübersicht. Wer ist am Dienstag verfügbar? Welcher Monteur hat am Donnerstag bereits drei Aufträge? Doppelbelegungen werden vor dem Speichern erkannt — kein Mitarbeiter landet auf zwei Baustellen gleichzeitig. Urlauber und Kranktage werden berücksichtigt, sobald sie eingetragen sind.
2. Auftrag und Termin in einem Schritt verknüpfen
Eingehende Aufträge werden direkt in werkflow angelegt — mit Adresse, Leistungsbeschreibung, benötigtem Material und geschätzter Dauer. Aus dem Auftrag heraus wird der Einsatztermin geplant: Mitarbeiter zuweisen, Datum und Uhrzeit setzen, fertig. Das spart die doppelte Pflege in separatem Kalender und Auftragsliste.
Kommunikation automatisieren
3. Kunden automatisch benachrichtigen
Sobald ein Termin bestätigt ist, erhält der Kunde automatisch eine E-Mail mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeitername und Kontaktdaten. Eine Erinnerung geht 24 Stunden vorher heraus. Terminänderungen lösen automatisch eine Aktualisierungsmail aus — der Meister muss nicht mehr selbst anrufen. Besonders wertvoll bei Wartungsvertrags-Kunden mit vielen Folgebesuchen pro Jahr.
4. Mitarbeiter-App: Tageseinsätze immer aktuell
Jeder Monteur sieht in der werkflow-App seine Aufträge für den heutigen Tag und die Folgetage — mit Adresse, Anfahrtsroute, Auftragsbeschreibung und benötigtem Material. Kein Morgentelefon mehr. Nach Abschluss des Auftrags markiert der Mitarbeiter ihn als erledigt — der Büroinhaber sieht den Fortschritt in Echtzeit und kann sofort die Rechnung anlegen.
- Doppelbelegungsschutz: Warnung vor Konflikten beim Einplanen
- Automatische Terminbestätigung: Kunde erhält E-Mail ohne Meister-Anruf
- Mitarbeiter-App: Tageseinsätze mit Adresse und Auftragsdetails
- Echtzeit-Status: Büro sieht sofort, welcher Auftrag abgeschlossen ist
Häufige Fragen
Wie plant werkflow Mitarbeitereinsätze für mehrere Baustellen gleichzeitig?
werkflow zeigt alle offenen Aufträge und verfügbaren Mitarbeiter in einer Übersicht. Ein Klick weist einem Auftrag die verfügbaren Mitarbeiter zu — mit Datum, Uhrzeit und Dauer. Das System warnt bei Doppelbelegungen und zeigt sofort, welcher Mitarbeiter an welchem Tag bereits verplant ist. Änderungen werden in Echtzeit an die Mitarbeiter-App übertragen.
Können Kunden Termine über werkflow buchen oder werden Termine manuell eingetragen?
Termine werden vom Büro oder vom Meister direkt in werkflow eingetragen und sofort an alle Beteiligten kommuniziert. Der Kunde erhält automatisch eine Terminbestätigung per E-Mail mit Datum, Uhrzeit und dem zuständigen Mitarbeiter. Terminerinnerungen werden 24 Stunden vorher automatisch versendet — reduziert Terminnichterscheinen deutlich.
Was passiert bei Terminänderungen oder Stornierungen?
Wird ein Termin verschoben oder storniert, wird der betroffene Mitarbeiter sofort per App-Benachrichtigung informiert. Der Kunde erhält automatisch eine Änderungsbestätigung. Die freigewordene Kapazität wird sofort wieder in der Planung sichtbar — der nächste Auftrag kann ohne Leerzeiten eingetragen werden.
Wie sehen Mitarbeiter ihre Tageseinsätze in werkflow?
Jeder Mitarbeiter sieht in der werkflow-App seine Aufträge für den heutigen und die kommenden Tage — mit Adresse, Ansprechpartner, Auftragsbeschreibung und benötigtem Material. Eine Route-Ansicht hilft bei der Fahrtoptimierung. Erledigte Aufträge werden als abgeschlossen markiert — der Büroinhaber sieht den Tagesfortschritt in Echtzeit.
Was kostet werkflow für Handwerksbetriebe mit Terminplanung?
werkflow ist als monatliches Abonnement verfügbar. Die Preise richten sich nach Betriebsgröße und Mitarbeiterzahl. Eine kostenlose Testphase ermöglicht den Einstieg ohne sofortige Vertragsbindung. Terminplanung, Disposition und Mitarbeiter-App sind in allen Tarifen enthalten. Konkrete Konditionen sind auf der Preisseite oder im direkten Gespräch verfügbar.