Zeiterfassung · Rechtslage Handwerk
Zeiterfassungspflicht im Handwerk: Die Pflicht gilt schon - nicht erst mit dem neuen Gesetz
Viele Handwerksbetriebe warten mit der Zeiterfassung auf „das neue Gesetz“. Das ist ein Irrtum: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht - § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, EuGH-konform ausgelegt - verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Die Pflicht besteht heute; das kommende Gesetz regelt nur noch das Wie.
Für Betriebe mit Monteuren auf wechselnden Baustellen ist das keine Bürokratie-Übung: Wer die Stunden ohnehin erfassen muss, sollte sie so erfassen, dass sie gleichzeitig die Nachkalkulation je Baustelle füttern. Dann wird aus der Pflicht ein Steuerungsinstrument.
Rechtslage kompakt
- EuGH 14.05.2019 („Stechuhr-Urteil“): Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
- BAG 13.09.2022 (1 ABR 22/21): Diese Pflicht besteht in Deutschland bereits - aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Ohne Übergangsfrist, seit dem Urteil.
- ArbZG-Reform steht aus: Die gesetzliche Detailregelung im Arbeitszeitgesetz ist weiterhin nicht verabschiedet. Der Referentenentwurf des BMAS sieht grundsätzlich elektronische Erfassung vor, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße und möglichen Erleichterungen für Kleinbetriebe. Bis dahin gilt: Erfassen ist Pflicht, die Form ist noch offen.
- Bestehende Aufzeichnungspflichten gelten zusätzlich: § 16 Abs. 2 ArbZG (Mehrarbeit über 8 Stunden/Tag, Sonn- und Feiertage) und § 17 MiLoG für bestimmte Branchen - im Baugewerbe müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ende des siebten Kalendertags dokumentiert sein.
Was Handwerksbetriebe jetzt tun müssen
- Ein System einführen - nicht irgendwann, sondern jetzt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters, inklusive Pausen, nachvollziehbar dokumentiert.
- Alle Mitarbeiter abdecken: Monteure auf der Baustelle genauso wie Werkstatt und Büro - die Pflicht kennt keine Ausnahme für Außendienst.
- Vertrauensarbeitszeit sauber regeln: Sie bleibt möglich, entbindet aber nicht von der Erfassung - die Aufzeichnung kann an Mitarbeiter delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
- Auf elektronische Erfassung ausrichten: Wer heute ein digitales System einführt, muss beim Inkrafttreten der ArbZG-Reform nichts umstellen. Wer jetzt noch auf Papier setzt, stellt absehbar doppelt um.
Papier-Stundenzettel vs. digitale Erfassung
| Kriterium | Papier / Excel | Digital je Baustelle |
|---|---|---|
| Vollständigkeit | Zettel am Freitag aus dem Gedächtnis ausgefüllt, Lücken die Regel | Buchung im Moment der Arbeit, Lücken fallen sofort auf |
| Beweiskraft im Streitfall | Nachträglich änderbar, schwer belastbar | Zeitstempel und Änderungshistorie, belastbare Dokumentation |
| Aufwand im Büro | Zettel entziffern, abtippen, Rückfragen - Stunden pro Woche | Daten liegen strukturiert vor, Lohnvorbereitung auf Knopfdruck |
| Baustellenbezug | Meist nur Tagessummen - keine Zuordnung je Auftrag | Jede Stunde einer Baustelle zugeordnet - Basis der Nachkalkulation |
| Zukunftssicherheit | Absehbar unzulässig, sobald die ArbZG-Reform elektronische Erfassung vorschreibt | Erfüllt die absehbaren Anforderungen bereits heute |
Wie werkflow Zeiterfassung baut, die Monteure wirklich nutzen
Erfassung dort, wo der Monteur ist: am Handy
Jedes System scheitert, wenn die Erfassung nervt. werkflow setzt deshalb auf den kürzesten Weg: Der Monteur bucht am Handy - per App oder direkt über WhatsApp. Baustelle wählen, Start, Stopp, fertig. Keine Schulung, kein Terminal in der Werkstatt, keine Zettel im Handschuhfach. Wer den ganzen Tag draußen ist, braucht ein Werkzeug, das in zehn Sekunden erledigt ist.
Jede Stunde je Baustelle - und direkt in die Nachkalkulation
Der entscheidende Unterschied zur reinen Pflichterfüllung: Jede erfasste Stunde ist einer Baustelle zugeordnet. Damit erfüllt der Betrieb nicht nur die Erfassungspflicht, sondern bekommt gleichzeitig die Ist-Stunden für den Soll-Ist-Vergleich je Auftrag - die Grundlage jeder Nachkalkulation. Eine Pflicht, zwei Nutzen.
Referenz: Malermeisterbetrieb
Für einen Malermeisterbetrieb hat werkflow genau das umgesetzt: Die Gesellen erfassen ihre Zeiten mobil je Baustelle, Regieberichte entstehen direkt aus den erfassten Stunden, und der Chef sieht im Budget-Cockpit laufend, welche Baustelle über oder unter den kalkulierten Stunden liegt. Die Erfassung läuft, weil sie den Monteuren Arbeit abnimmt statt aufzubürden - der Wochenzettel ist ersatzlos entfallen. Details zum Gewerk auf der Seite Maler Zeiterfassung.
Wie werkflow Zeiterfassung im Handwerk grundsätzlich umsetzt - individuell auf euren Betrieb zugeschnitten, einmaliges Setup plus laufende Betreuung - zeigt die Seite Zeiterfassung im Handwerk. Der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch.
Hinweis: Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Stand Juli 2026 - maßgeblich sind ArbSchG, ArbZG und die Rechtsprechung von EuGH und BAG in der jeweils aktuellen Fassung. Klärt Detailfragen mit eurem Anwalt oder eurer Handwerkskammer.
Häufige Fragen
Ist die Zeiterfassung im Handwerk schon heute Pflicht?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden - in EuGH-konformer Auslegung des Arbeitsschutzrechts. Diese Pflicht gilt seit dem Urteil, unabhängig davon, dass die gesetzliche Detailregelung im Arbeitszeitgesetz noch aussteht.
Reicht ein Papier-Stundenzettel oder eine Excel-Tabelle?
Nach aktueller Rechtslage ist die Form noch nicht abschließend vorgeschrieben - der Referentenentwurf zur ArbZG-Reform sieht aber grundsätzlich elektronische Erfassung vor, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße. Unabhängig davon sind Zettel und Excel praktisch riskant: Sie sind lückenhaft, nachträglich änderbar und im Streitfall schwer belastbar. Bei Arbeitszeitkonflikten oder Zoll-Prüfungen (etwa nach MiLoG) zählt eine nachvollziehbare, vollständige Dokumentation.
Was droht Betrieben ohne Zeiterfassung?
Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten nach dem Arbeitszeitgesetz können mit Bußgeldern geahndet werden - nach § 22 ArbZG bis zu 30.000 €. Mindestens so teuer ist die Beweislast-Falle: Klagt ein Mitarbeiter Überstunden ein oder behauptet Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten, steht der Betrieb ohne eigene Aufzeichnungen schlecht da. Und betriebswirtschaftlich verliert ein Betrieb ohne Stunden je Baustelle jede Grundlage für die Nachkalkulation.
Wie baut werkflow eine Zeiterfassung, die Monteure wirklich nutzen?
Die Erfassung passiert dort, wo die Monteure ohnehin sind: am Handy, per App oder direkt über WhatsApp - Baustelle wählen, Start, Stopp, fertig, unter zehn Sekunden pro Buchung. Jede Stunde ist automatisch einer Baustelle zugeordnet und fließt direkt in die Nachkalkulation. werkflow wird individuell auf euren Betrieb zugeschnitten - einmaliges Setup plus laufende Betreuung, der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch.