Anrufe automatisieren
Installateur Anrufe automatisieren: Kundenanfragen erfassen, Notfälle priorisieren
Winterhochsaison: Zehn Anrufe gleichzeitig, drei Monteure auf Baustellen, niemand im Büro. Heizungsausfall bei Familie mit Kleinkind, Rohrbruch im Keller, zwei Wartungsanfragen. Wer priorisiert? Wer erinnert sich an den Rückruf um 14 Uhr?
werkflow übernimmt die Anfragenverwaltung. Eingehende Anfragen werden automatisch erfasst, Notfälle priorisiert, Kundendaten und Anlagenhistorie sofort angezeigt. Kein verlorener Auftrag, auch bei Hochsaisonbetrieb.
Drei Anfrage-Typen, die Installateurbetriebe täglich managen
Notfall: Heizungsausfall, Rohrbruch — sofort priorisieren
Heizungsausfall am Montag früh: Kunde ruft an, Monteur ist bereits unterwegs. werkflow erfasst die Anfrage, prüft die Anlagenhistorie und markiert den Auftrag als Notfall. Der nächste verfügbare Monteur sieht den Auftrag auf seinem Handy — mit Kundendaten, Anlagentyp und letzter Wartung. Kein Anruf an die Zentrale, keine Zettel.
Wartungsanfrage: Kundenhistorie sofort verfügbar
Kunde ruft wegen Jahreswartung an. werkflow zeigt sofort: Heizungsanlage (Viessmann Vitodens 200, 15 kW, Baujahr 2018), letzte Wartung September 2024, Wartungsvertrag läuft bis Dezember 2026. Der Monteur kann sofort einen Termin vereinbaren und weiß, was ihn erwartet — ohne weiteres Nachfragen.
Neuanfrage: direkt zum Angebot
Neukunde fragt Heizungstausch an. werkflow erfasst Kontaktdaten, Altanlage (Hersteller, Baujahr), Wunsch (Wärmepumpe oder Gasbrennwert) und bevorzugten Besichtigungstermin. Nach dem Aufmaß-Termin folgt die Sprachnotiz — und das Angebot ist am selben Tag fertig.
Häufige Fragen
Wie hilft werkflow bei Heizungsausfällen im Winter — wenn 10 Notrufe gleichzeitig kommen?
werkflow priorisiert eingehende Anfragen automatisch. Heizungsausfall mit kleinem Kind oder älterem Bewohner wird als Notfall markiert, Wartungsanfragen als Standard. Monteure sehen auf ihrem Handy, welcher Auftrag zuerst zu erledigen ist. Kein Zettelwirtschaft, kein Vergessen — auch wenn Hochsaison ist.
Kann werkflow WhatsApp-Nachrichten von Kunden als Aufträge erfassen?
Ja. Kunden, die per WhatsApp Kontakt aufnehmen — 'Heizung läuft nicht, können Sie heute kommen?' — werden automatisch als neue Anfrage in werkflow erfasst. Name, Adresse aus der Kundenhistorie, Problembeschreibung und gewünschter Termin. Kein manuelles Abschreiben ins System.
Wie verwaltet werkflow Rückrufe — wenn ein Monteur gerade auf der Baustelle ist und nicht abnehmen kann?
Verpasste Anrufe werden als offene Aufgabe erfasst. werkflow schickt dem Büro oder der zuständigen Person eine Benachrichtigung. Rückruf-Aufgaben können einem Monteur oder der Zentrale zugewiesen werden. Kein Anruf geht verloren, auch nicht im Winterchaos.
Kann werkflow Kundendaten und Anlagenhistorie beim Anruf anzeigen?
Ja. Wenn ein bekannter Kunde anruft, zeigt werkflow sofort: welche Heizungsanlage (Hersteller, Modell, Baujahr), letzte Wartung, offene Rechnungen, frühere Störungen. Der Monteur oder die Bürokraft weiß in Sekunden, womit sie es zu tun hat — bevor er den Kunden überhaupt begrüßt hat.
Was kostet die Anruf-Automatisierung für einen Installateur-Betrieb?
Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Fixpreis-Angebot. Die Anruf- und Auftragserfassung ist ein eigenständiger Baustein — kein SaaS-Abo, keine Monatslizenz. Einmalig eingerichtet auf Ihren Betrieb. Ein einziger nicht-verlorener Notfallauftrag pro Wintersaison rechnet die Einrichtung üblicherweise gegen.