Gewerk-Automatisierung
Installateur-Betrieb automatisieren: Angebote, Wartungsverträge und Rechnungen per WhatsApp
Ein Installateur- und SHK-Betrieb lebt von Kundenbindung und Zertifizierungstiefe: Viessmann-Fachpartner, Vaillant-Servicebetrieb, Buderus-Installateur. Wartungsverträge für Heizungsanlagen binden Kunden langfristig - aber nur wenn sie sauber verwaltet werden. Dazu kommen SHK-Angebote mit volatilen Kupfer- und Armaturenpreisen, und Lieferantenrechnungen vom SHK-Großhandel bis Freimuth.
werkflow übernimmt genau diese Aufgaben. Sie beschreiben den Auftrag, wir erstellen das Angebot. Sie fotografieren den Beleg, wir bereiten den Steuerberater-Export vor. Wartungsverträge werden automatisch abgearbeitet. Per WhatsApp, ohne neue Software.
Die größten Zeitfresser im Installateur-Betrieb
- Wartungsvertragsmanagement - Welche Anlage ist wann fällig? Welcher Techniker war zuletzt dort? Welches Modell, welches Baujahr, welche Zertifizierung braucht der Wartungsbetrieb? Bei 50+ Verträgen schnell unübersichtlich.
- SHK-Angebote mit Materialpreisvolatilität - Kupferrohr, EPDM-Dichtungen, Armaturen - Preise schwanken stark. Angebote die vor 4 Wochen kalkuliert wurden, können heute Verluste bringen.
- Lieferantenrechnungen erfassen - Freimuth, SHK-Großhandel, Viessmann, Vaillant, Buderus. Belege kommen per Post, Mail, Handyfoto. Jeder muss manuell erfasst werden.
Bei einem SHK-Betrieb mit 5-15 Mitarbeitern summiert sich das auf 15 bis 25 Stunden pro Woche - reine Verwaltungsarbeit, die keinen neuen Auftrag bringt.
Wie werkflow den Installateur-Alltag verändert
Wartungsverträge: Automatisch verwalten, nie wieder vergessen
werkflow erfasst alle Heizungsanlagen mit Hersteller, Modell, Baujahr und Wartungsintervall. Fällige Wartungen werden automatisch in die Planung eingesteuert, Kunden erhalten rechtzeitig eine Erinnerung, der Techniker bekommt alle relevanten Infos auf sein Handy. Nach dem Termin: kurze Sprachnachricht, Wartungsbericht fertig.
Angebote: SHK-Kalkulation ohne manuelle Preisrecherche
Sie beschreiben den Auftrag per Sprachnachricht - Heizungsanlage, Leistungsklasse, Hersteller-Präferenz. werkflow erstellt das SHK-Angebot mit aktuellen Materialpreisen, weist Ihre Hersteller-Zertifizierungen aus und berücksichtigt Preisvolatilität mit Gültigkeitsdatum. Sie prüfen kurz, passen an - und schicken ab.
Rechnungen: Foto statt Abtippen
Lieferantenbeleg erhalten - egal ob von Freimuth, dem SHK-Großhandel oder direkt vom Hersteller. Foto machen, per WhatsApp schicken. werkflow liest Lieferant, Betrag, Steuersatz und Positionen aus, prüft auf Duplikate und erstellt den Export für Ihren Steuerberater. DATEV, Lexware und Sage werden vollständig unterstützt.
Winterhochsaison im Griff: Heizungsnotfälle ohne Chaos
Winter ist Hochsaison: Heizungsausfälle, Notfalleinsätze, Jahreswartungen die alle gleichzeitig fällig werden. Gleichzeitig kommen die meisten Anfragen rein, laufen die meisten Aufträge und stapeln sich die meisten Rechnungen. Genau dann ist am wenigsten Zeit für Büroarbeit.
werkflow läuft im Hintergrund - auch wenn Sie von Notfall zu Notfall eilen. Kundenanfragen werden automatisch priorisiert, Rechnungen laufend erfasst, Wartungsberichte schneller fertiggestellt. Der Berg am Freitagabend bleibt aus.
Wie viel Zeit kostet Sie die Verwaltung gerade?
Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial in zwei Minuten.
Einsparpotenzial berechnenHäufige Fragen
Kann werkflow Wartungsverträge für Heizungsanlagen verwalten?
Ja. werkflow erfasst alle Wartungsverträge mit Heizungsanlage, Hersteller (Viessmann, Vaillant, Buderus, Wolf), Baujahr und Wartungsintervall. Fällige Wartungen werden automatisch angestoßen, Erinnerungen an Kunden versendet, Wartungsberichte nach dem Termin erfasst. Für Großprojekte mit mehreren Anlagen pro Objekt lassen sich alle Geräte zentral verwalten.
Wie hilft werkflow bei SHK-Angeboten mit schwankenden Materialpreisen?
Kupferrohr, EPDM-Dichtungen, Armaturen - Preise schwanken oft stark. werkflow erstellt SHK-Angebote mit aktuellem Preisstand, setzt automatisch ein Gültigkeitsdatum und weist Ihre Hersteller-Zertifizierungen (Viessmann-Fachpartner, Vaillant-Servicebetrieb, Buderus-Installateur) im Dokument aus. Sie beschreiben den Auftrag per Sprachnachricht, wir erstellen das Angebot.
Mein Steuerberater nutzt DATEV - funktioniert das?
Ja. werkflow exportiert im DATEV-Format, das Ihr Steuerberater direkt importieren kann. Keine Umstellung, keine Schulung auf seiner Seite. Auch Lexware und Sage werden vollständig unterstützt.
Was kostet die Automatisierung für einen Installateur-Betrieb?
Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Fixpreis-Angebot. Ein einzelner Baustein (z.B. nur die Rechnungserfassung) startet bei 1.500 Euro. Kein Abo, keine laufende Lizenzgebühr - das System gehört Ihnen.
Kann werkflow Hersteller-Zertifizierungen im Angebot ausweisen?
Ja. werkflow hinterlegt Ihre Zertifizierungen (Viessmann-Fachpartner, Vaillant-Servicebetrieb, Buderus-Installateur, Wolf-Fachpartner) einmalig und fügt sie automatisch in jedes Angebot und jede Auftragsbestätigung ein. Das erhöht das Kundenvertrauen und differenziert Sie vom nicht-zertifizierten Wettbewerb.