Subunternehmer · Handwerk Deutschland
Subunternehmer koordinieren im Handwerk: Wer macht was, wann, wo
Wer seinen Betrieb ausbaut, kommt irgendwann an die Grenze der eigenen Kapazität. Subunternehmer lösen das Problem der Kapazität - und schaffen ein neues: Koordination. Wer ist gerade auf welcher Baustelle? Was wurde geliefert? Welche Rechnung gehört zu welchem Auftrag? Wurde die Arbeit abgenommen?
Ohne ein System läuft das über WhatsApp-Nachrichten, Telefonanrufe und Zettel. werkflow macht aus diesem Chaos eine strukturierte Koordination - über denselben WhatsApp-Kanal, den Sie ohnehin nutzen.
Das Koordinationsproblem bei Subunternehmern
Ein Handwerksbetrieb mit fünf eigenen Mitarbeitern und drei regelmäßigen Subunternehmern hat an einem normalen Tag vielleicht acht laufende Baustellen. Auf welcher ist wer? Was haben die Subunternehmer heute gemacht? Hat Subunternehmer A die Vorarbeit abgeschlossen, damit Subunternehmer B morgen anfangen kann?
Wenn die Antwort auf diese Fragen in fünfzehn verschiedenen WhatsApp-Chats liegt, ist das kein System - das ist Hoffnung. Und Hoffnung ist keine verlässliche Projektplanung.
Ein Dachdecker aus Bayern beschrieb es so: "Ich hab drei Subunternehmer für Zimmererarbeiten, Klempner und Elektriker. Die koordinieren alle über WhatsApp. Ich hab jeden Tag zwanzig Minuten gesucht, wer gerade wo ist und was fertig ist. Das ist einfach kaputt."
Wie werkflow Subunternehmer-Koordination strukturiert
Aufträge klar vergeben
werkflow sendet Aufträge an Subunternehmer mit klaren Informationen: Baustelle, Leistungsumfang, Zeitfenster, Besonderheiten. Nicht als formlose WhatsApp-Nachricht, sondern als strukturiertes Briefing, das der Subunternehmer per Knopfdruck bestätigt.
Leistungen dokumentieren
Subunternehmer schicken Abschlussfotos oder eine kurze Statusmeldung per WhatsApp. werkflow ordnet das automatisch dem richtigen Auftrag zu, speichert den Zeitstempel und den Leistungsnachweis. Sie sehen auf Anhieb, welche Baustellen abgeschlossen sind und wo noch etwas aussteht.
Rechnungen automatisch verarbeiten
Subunternehmer schicken ihre Rechnung als Foto oder PDF per WhatsApp. werkflow liest die Rechnung aus, ordnet sie dem beauftragten Leistungsumfang zu und prüft, ob Betrag und Leistung mit dem Auftrag übereinstimmen. Abweichungen werden gemeldet - Übereinstimmungen gehen direkt in die Buchhaltungsvorbereitung für DATEV, Lexware oder Sage.
Kein neues System für Subunternehmer
Subunternehmer müssen nichts installieren, nichts lernen, kein Konto anlegen. Sie kommunizieren weiter über WhatsApp - wie bisher. Der Unterschied: Ihre Seite ist jetzt strukturiert und nachvollziehbar.
Subunternehmer-Rechnungen und DATEV/Lexware/Sage
Die Verwaltung von Subunternehmer-Rechnungen ist ein unterschätzter Zeitfresser: pro Rechnung 10 bis 20 Minuten für Erfassung, Zuordnung, Kontrolle und Buchhaltungsvorbereitung. Bei zehn Subunternehmer-Rechnungen pro Woche sind das zwei bis drei Stunden.
werkflow reduziert das auf wenige Minuten pro Woche: Rechnungen kommen rein, werden automatisch verarbeitet, gehen strukturiert an Ihren Steuerberater. Kein manuelles Eintippen, kein Papierstapel.
Wie viel Zeit kostet Sie die Subunternehmer-Koordination?
Unser Bürozeitrechner zeigt in zwei Minuten, wo die Zeit Ihres Betriebs hingeht - und was werkflow konkret einspart.
Bürozeitrechner öffnenHäufige Fragen
Funktioniert werkflow auch mit externen Subunternehmern, die keine Mitarbeiter sind?
Ja. Subunternehmer müssen kein Mitarbeiter sein und keine spezielle Software nutzen. Sie kommunizieren wie bisher über WhatsApp. werkflow strukturiert diese Kommunikation: Aufträge werden mit klaren Informationen gesendet, Rückmeldungen werden erfasst, Fotos werden verarbeitet, Rechnungen werden automatisch ausgelesen.
Wie dokumentiere ich, was ein Subunternehmer geliefert hat?
Subunternehmer schicken Abschlussfotos oder eine kurze Statusnachricht per WhatsApp. werkflow erfasst das als Leistungsnachweis zum entsprechenden Auftrag - mit Zeitstempel, Fotoarchiv und Abgleich mit dem beauftragten Leistungsumfang. Sie sehen auf Anhieb, was erbracht wurde und was noch aussteht.
Kann ich Subunternehmer-Rechnungen über werkflow verarbeiten?
Ja. Subunternehmer schicken ihre Rechnung als Foto oder PDF per WhatsApp. werkflow liest Betrag, Leistungsposition und Subunternehmer aus, ordnet die Rechnung dem entsprechenden Auftrag zu und bereitet die Buchung für DATEV, Lexware oder Sage auf. Kein manuelles Eintippen, kein Papierchaos.
Was ist mit DSGVO für externe Partner - darf ich deren Daten in werkflow verwalten?
Für Subunternehmer gelten andere DSGVO-Regeln als für Kunden. Da es sich um eine B2B-Geschäftsbeziehung handelt, ist die Verarbeitung von Kontaktdaten und Leistungsnachweisen im Rahmen des Vertragsverhältnisses ohne zusätzliche Einwilligung zulässig. Wir beraten Sie im Onboarding zu den korrekten Vertragsgrundlagen.
Wie viele Subunternehmer kann ich über werkflow koordinieren?
Es gibt keine technische Obergrenze. Betriebe mit 5 bis 50 externen Partnern koordinieren über werkflow ohne Qualitätsverlust. Das System skaliert mit Ihrem Betrieb. Für sehr große Netzwerke mit hunderten Partnern empfehlen wir ein Erstgespräch, um die spezifischen Anforderungen zu besprechen.