SHK Notdienst · Installateur Deutschland
Installateur Notdienst: Heizungsausfall und Rohrbruch automatisch managen
Im Winter können in einem SHK-Betrieb gleichzeitig zehn Heizungen ausfallen. Viessmann Vitodens, Vaillant ecoTEC, Buderus GB172 — jede Anlage ist anders, jede Störung hat eine andere Dringlichkeit, und jeder Anruf kommt zu einem anderen Zeitpunkt. Wer keinen strukturierten Prozess hat, verliert Aufträge, schickt den falschen Monteur und vergisst Rückrufe.
werkflow erfasst SHK-Notrufe rund um die Uhr, priorisiert nach Schwere und Anlagentyp — und zeigt dem Monteur die komplette Anlagenhistorie noch bevor er das Auto startet.
SHK-Notfälle: Was in der Winterhochsaison passiert
Heizungsausfall: Dringlichkeit hängt vom Kontext ab
Ein Viessmann Vitodens fällt aus — aber ist das ein Notfall? Das hängt davon ab: Wohnhaus oder Gewerbe? Familie mit Kleinkindern oder Alleinstehender Rentner mit Elektroheizkörper als Backup? Januar oder August? werkflow fragt beim Notruf strukturiert ab und bewertet automatisch. Kein Monteur fährt mehr nachts für eine Störung, die bis zum nächsten Morgen warten kann — und kein echter Notfall bleibt liegen, weil er wie eine Routineanfrage aussah.
Rohrbruch: Sekunden entscheiden über den Schaden
Aktiver Wasseraustritt im Keller ist eine andere Kategorie als ein tropfender Hahn. werkflow erkennt den Unterschied — und fragt beim Anruf gezielt nach: Ist der Absperrhahn zugänglich? Läuft Wasser auf den Boden? Welches Stockwerk? Ein Rohrbruch mit aktivem Austritt erhält sofort höchste Priorität und wird dem nächsten verfügbaren SHK-Monteur zugewiesen. Der Monteur sieht auf dem Weg dorthin alle bisherigen Aufträge in diesem Objekt.
Rufbereitschaft in der Hochsaison strukturieren
Von November bis März ist jeder Abend Notdienstpotenzial. werkflow macht Rufbereitschaft planbar: welcher Monteur hat diese Woche Bereitschaft, wer springt bei Krankheit ein, wer hat die nötige Qualifikation für Gasgeräte. Neue Notrufe außerhalb der Geschäftszeiten landen automatisch beim diensthabenden Monteur — nicht beim Chef. Alle Anlageninfos sofort dabei.
Wie werkflow SHK-Notrufe erfasst
Ein Notruf kommt rein — per Telefon oder WhatsApp (Foto vom Fehlercode). werkflow identifiziert den Kunden, öffnet sofort die Anlagenhistorie und erfasst strukturiert: Anlagentyp, Symptom, Dringlichkeit. Das Ergebnis ist ein vollständiger Auftragsdatensatz — bevor der Monteur überhaupt losfährt.
- Anlagenkenntnis vorab: Viessmann, Vaillant, Buderus — werkflow kennt die gängigen SHK-Anlagentypen und ordnet sie der Kundenhistorie zu
- Automatische Priorität: Schwere × Anlagentyp × Außentemperatur × Kundenpriorität ergibt eine eindeutige Dringlichkeitsstufe
- Rückrufliste: Verpasste Anrufe werden als Aufgabe angelegt — kein Anruf verschwindet in der Mailbox
- WhatsApp-Fehlercodes: Kunden können Fotos vom Display schicken, werkflow legt den Auftrag mit Anhang an
Häufige Fragen
Wie priorisiert werkflow einen Heizungsausfall mit Familie im Haus?
werkflow bewertet den Heizungsausfall anhand mehrerer Faktoren: Außentemperatur, Kundenpriorität (Wartungsvertrag, Wohnhaus vs. Gewerbe), Anlagentyp (Viessmann, Vaillant, Buderus) und ob vulnerable Personen im Haushalt gemeldet sind. Ein Ausfall im Januar bei einer Familie mit Kleinkindern erhält sofort die höchste Dringlichkeit. Im Sommer bei derselben Anlage würde die gleiche Störung als dringend, nicht als Notfall eingestuft. Das System kennt den Unterschied — Sie müssen nicht jedes Mal neu entscheiden.
Was passiert wenn ein Notruf eingeht und niemand abnimmt?
werkflow legt automatisch eine Rückrufaufgabe an — mit Kundenname, Telefonnummer und Zeitstempel des verpassten Anrufs. Der Monteur mit Rufbereitschaft sieht die Aufgabe sofort in der App. Kein Anruf verschwindet in der Mailbox ohne Spur. In der Winterhochsaison, wenn gleichzeitig zehn Heizungen ausfallen können, ist das kein Nice-to-have — es ist der Unterschied zwischen einem strukturierten Betrieb und Chaos.
Sieht der Monteur beim Notruf die Anlagenhistorie des Kunden?
Ja. Sobald werkflow den Anrufer anhand der Telefonnummer oder Adresse einem Kunden zuordnet, zeigt das System sofort: welche Heizung (Viessmann Vitodens 200-W, Vaillant ecoTEC, Buderus GB172 o.ä.), Baujahr, letzte Wartung, offene Mängel aus früheren Aufträgen, verbautes Zubehör. Der Monteur fährt informiert — nicht blind.
Kann werkflow auch WhatsApp-Notrufe vom Kunden erfassen?
Ja. Kunden die per WhatsApp ein Foto vom Fehlercode schicken oder kurz beschreiben was passiert ist, werden von werkflow genauso erfasst wie Telefonanrufe. Der Assistent liest die Nachricht, ordnet sie der richtigen Anlage zu und legt einen priorisierten Auftrag mit Foto-Anhang an. Besonders bei Heizungsstörungen mit Fehlercodes spart das dem Monteur wertvolle Zeit bei der Diagnose.
Was kostet die Notdienst-Funktion für meinen SHK-Betrieb?
Die Notdienst-Verwaltung ist kein separates Modul — sie ist Teil des werkflow-Systems. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Fixpreis-Angebot. Kein Abo, keine versteckten Lizenzgebühren. Die laufenden Infrastrukturkosten liegen bei ca. 400 Euro pro Monat. Ein einzelner verpasster Heizungsnotfall mit Folgeschäden kostet ein Vielfaches davon.