Rechnungen automatisieren
Installateur Rechnungen automatisieren: Lieferantenbelege per Foto, DATEV-Export fertig
Ein SHK-Betrieb mit 5 Monteuren hat täglich 10 bis 20 Lieferantenbelege: SHK-Großhandel, Freimuth, direkt vom Hersteller (Viessmann, Vaillant, Buderus), Baustoffhandel, Kleinkram vom Baumarkt. Jeder Beleg muss manuell erfasst, dem richtigen Auftrag zugeordnet und für den Steuerberater aufbereitet werden.
werkflow übernimmt das. Foto machen, per WhatsApp schicken — fertig. werkflow liest den Beleg aus, ordnet ihn zu und bereitet den DATEV-Export vor.
Rechnungstypen im Installateur-Betrieb
Lieferantenrechnungen: Foto statt Abtippen
SHK-Großhandel-Rechnung erhalten — Beleg fotografieren, per WhatsApp an werkflow. Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Einzelpositionen werden automatisch ausgelesen. Duplikatprüfung läuft im Hintergrund. Export für DATEV, Lexware oder Sage ist sofort fertig.
Ausgangsrechnungen: nach Fertigstellung sofort versenden
Monteur schließt Heizungstausch ab — kurze Sprachnotiz zu den tatsächlich verbauten Materialien. werkflow erstellt die Ausgangsrechnung aus dem Angebot, berücksichtigt Mehr- oder Mindermengen und versendet das PDF direkt an den Kunden. Zahlungseingang wird verfolgt, Erinnerungen werden automatisch versendet.
Winterhochsaison: 20 Belege täglich ohne Rückstand
Winter bedeutet Heizungsausfälle, Notfalleinsätze und viele Aufträge gleichzeitig. Genau dann ist am wenigsten Zeit für Belege. werkflow läuft im Hintergrund: Fotos von den Monteuren per WhatsApp, werkflow erfasst kontinuierlich. Am Freitagabend kein Berg mehr.
Häufige Fragen
Kann werkflow Lieferantenrechnungen vom SHK-Großhandel und Freimuth automatisch erfassen?
Ja. Sie fotografieren den Beleg — egal ob vom SHK-Großhandel, Freimuth, Viessmann, Vaillant, Buderus oder einem anderen Lieferanten. werkflow liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Positionen aus, prüft auf Duplikate und ordnet den Beleg dem richtigen Auftrag zu. Kein Abtippen, keine manuelle Eingabe.
Mein Steuerberater nutzt DATEV — funktioniert das?
Ja. werkflow exportiert im DATEV-Format, das Ihr Steuerberater direkt importieren kann. Lexware und Sage werden ebenfalls vollständig unterstützt. Keine Umstellung auf seiner Seite, keine Schulung — das System liefert die Daten in dem Format, das Ihr Steuerberater bereits kennt.
Wie funktioniert die Zuordnung von Materialbelegen zu Aufträgen?
Bei der Foto-Erfassung können Sie den Beleg direkt einem offenen Auftrag zuordnen — entweder per Sprachnotiz ('das ist für den Heizungstausch Familie Müller') oder durch Auswahl aus der Auftragsliste. werkflow verknüpft Materialkosten mit dem Auftrag, sodass Sie jederzeit sehen, wie viel Ihnen ein Auftrag tatsächlich kostet — nicht nur was Sie berechnet haben.
Was passiert mit Barquittungen von der Baustelle oder dem Baustoffhandel?
Barquittungen fotografieren, per WhatsApp schicken. werkflow liest auch handgeschriebene oder schlecht gedruckte Belege aus und fragt bei Unklarheiten nach. Der Betrag, die Mehrwertsteuer und der Lieferant werden erfasst — fertig für den Steuerberater-Export.
Kann werkflow Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen für Großprojekte verwalten?
Ja. Bei größeren Projekten (Wohnungsbau, Gewerbeobjekte) kommen Abschlagsrechnungen vor Baubeginn und Teilrechnungen nach Leistungsabschnitten. werkflow verfolgt offene und bezahlte Positionen, mahnt automatisch an und zeigt welcher Auftrag welchen Zahlungsstand hat.