Aufmaß, Zeichnungsstand, Materialbedarf und Rückmeldungen müssen zusammenpassen. Die folgenden Prüfpunkte helfen Ihnen, den passenden Ablauf mit uns oder einem Fachsoftware-Anbieter abzugrenzen.
Der Ablauf vom Auftrag bis zur Montagerückmeldung
- Auftrag und Aufmaß: Kundendaten, Maße, Einbausituation, offene Fragen und Zuständigkeiten am Auftrag sammeln.
- Zeichnung und Revision: Zeichnungen zuordnen, Versionen kenntlich machen und Änderungen samt Prüfung nachvollziehbar halten.
- Material und Stückliste: Positionen aus freigegebenen Planungsdaten vorbereiten; Abweichungen und fehlende Angaben sichtbar machen.
- Kalkulationsentwurf: Material, Arbeitsgänge und weitere angesetzte Positionen mit dem verwendeten Preisstand darstellen. Eine zuständige Person prüft Annahmen und gibt das Angebot frei.
- Werkstatt: Arbeitsunterlagen und Status zum richtigen Auftrags- und Zeichnungsstand bereitstellen.
- Montagerückmeldung: Erledigte Arbeiten, offene Punkte und Änderungen dem Auftrag zuordnen und für die Nachbearbeitung bereitstellen.
Was Software vorbereiten kann und was Facharbeit bleibt
Dokumentenerkennung oder KI können Angaben zur Prüfung aufbereiten. Ob Maße, Positionen oder Änderungen richtig erkannt wurden, muss im konkreten Fall geprüft werden. Zeichnungen und Originalbelege müssen neben dem Entwurf zugänglich bleiben.
- CAD-Konstruktion und die Bewertung technischer Zeichnungen bleiben Aufgabe geeigneter Fachpersonen.
- Statik, Normprüfung, Zertifizierung und fachliche Freigaben werden nicht durch KI ersetzt.
- Ein Kalkulationsentwurf ist prüfpflichtig. Materialpreise und weitere Annahmen brauchen einen nachvollziehbaren Stand.
- Dokumentenablage oder Checklisten sind für sich kein Nachweis von Normkonformität oder Archivgarantie.
Demonstration: Eine Zeichnungsänderung bis in die Werkstatt verfolgen
Fiktives Beispiel, kein Kundenbericht: Für ein Geländer liegt Zeichnung A mit einer zugehörigen Materialliste vor. Vor der Fertigung kommt Zeichnung B mit geändertem Befestigungsabstand. Nutzen Sie diesen Fall als Testaufgabe beim Softwarevergleich:
- Eingang: Zeichnung B wird demselben Auftrag zugeordnet; A bleibt als vorheriger Stand nachvollziehbar.
- Prüfung: Die verantwortliche Person prüft die Änderung und entscheidet, welche Materialpositionen und Arbeitsgänge betroffen sind. Eine automatische Erkennung allein gilt nicht als Freigabe.
- Kalkulation: Geänderte Positionen werden mit dem verwendeten Preisstand erneut geprüft. Bereits freigegebene Angebotsstände bleiben unterscheidbar.
- Werkstatt: Der freigegebene Stand B ist eindeutig erkennbar; ein Ausdruck von A darf nicht unbemerkt als aktueller Arbeitsstand gelten.
- Montage: Eine Rückmeldung mit Foto und offenem Punkt lässt sich dem Auftrag und dem verwendeten Zeichnungsstand zuordnen.
Der Test ist bestanden, wenn eine zweite Person ohne mündliche Erklärung den aktuellen Stand, die Freigabe und die offenen Punkte findet. Ob ein Anbieter das erfüllt, muss seine Vorführung zeigen; dieses Beispiel beschreibt keine zugesicherte werkflow-Funktion.
Auswahlkriterien für den Systemvergleich
- Lassen sich Aufmaß, Auftragsdaten und Zeichnungsrevision eindeutig verbinden?
- Kann die Materialliste geprüft und bei Änderungen auf die betroffene Revision zurückgeführt werden?
- Zeigt der Kalkulationsentwurf verwendete Preise und Annahmen, statt einen ungeprüften Endpreis vorzugeben?
- Finden Werkstatt und Montage den aktuellen Stand und können Rückmeldungen dem Auftrag zuordnen?
- Welche Rollen, Freigaben, Änderungsprotokolle, Exporte und Datenübergaben sind im angebotenen Umfang tatsächlich enthalten?
- Kann der Anbieter den Ablauf mit repräsentativen Testdaten vorführen und offene Grenzen dokumentieren?
Buchhaltung und Übergaben in Deutschland
Wenn Belege oder Buchungsdaten übergeben werden sollen, klären Sie das Zielformat DATEV individuell mit Softwareanbieter und Buchhaltung. Produkt, Version, Belegart und Einrichtung können entscheidend sein. Vereinbaren Sie einen Testimport mit repräsentativen Belegen und lassen Sie Kontierung und Ergebnis fachlich freigeben, bevor Sie den Ablauf produktiv einsetzen.
Vorlagen als Einstieg für den Test
Nutzen Sie ein echtes, intern freigegebenes Beispiel, um zu prüfen, ob Angaben vollständig und verständlich übergeben werden. Diese Vorlagen können als Gesprächsgrundlage dienen:
- Schlosser-Aufmaßvorlage für die Aufnahme vor Ort.
- Schlosser-Materialliste für die Prüfung der benötigten Positionen.
Bestehende Software ergänzen oder ersetzen?
Wenn Konstruktion und Kalkulation bereits funktionieren, prüfen Sie zuerst die Übergaben: Wo werden Daten erneut abgetippt, Belege gesucht oder Rückmeldungen nachgetragen? werkflow entwickelt individuelle Automatisierungen für solche Büroabläufe. Welche Ergänzung möglich ist, hängt vom Zugriff auf Ihre vorhandenen Daten und Schnittstellen ab und wird vor der Umsetzung geklärt.
Fehlen dagegen zentrale Funktionen für Konstruktion oder Fertigung, gehört die Auswahl einer passenden Fachsoftware an den Anfang. Bringen Sie zum Erstgespräch über Ihren Auftragsablauf einen typischen Vorgang und die Namen Ihrer vorhandenen Programme mit; vertrauliche Kundendaten können Sie dabei schwärzen.
Häufige Fragen zur Schlosser-Software in Deutschland
Welche Abläufe sollte Schlosser-Software abbilden?
Prüfen Sie, ob Auftragsdaten und Aufmaß zusammengeführt, Zeichnungsrevisionen nachvollziehbar gehalten, Material und Stückliste abgeleitet sowie ein Kalkulationsentwurf mit sichtbarem Preisstand erstellt werden können. Danach sollten Werkstattstatus und Montagerückmeldung zum Auftrag passen.
Kann KI Zeichnungen oder Statik fachlich freigeben?
Nein. Eine Software kann Informationen aus Zeichnungen erfassen und zur Prüfung aufbereiten. CAD-Konstruktion, Statik, Normprüfung und jede fachliche Freigabe bleiben bei qualifizierten Personen im Betrieb.
Erstellt die Software automatisch eine normkonforme Zertifizierung?
Eine Ablage oder Checkliste ist keine Zertifizierung und belegt keine Normkonformität. Klären Sie im Auswahlgespräch, welche Unterlagen das System verwaltet und welche Prüfungen und Freigaben weiterhin Ihr Fachpersonal verantwortet.
Funktioniert der Buchhaltungsexport mit DATEV?
DATEV-Anbindungen und Formate unterscheiden sich je nach Produkt und Einrichtung. Lassen Sie den konkreten Export bestätigen und prüfen Sie einen Testimport samt Kontierung mit Ihrer Buchhaltung, bevor Sie produktiv arbeiten.
Wie viel Zeit spart eine digitale Auftragsabwicklung?
Das lässt sich ohne Messung Ihrer Ausgangslage nicht seriös beziffern. Erfassen Sie für einige typische Aufträge den heutigen Aufwand und vergleichen Sie ihn nach einer Testphase mit demselben Prozess und denselben Prüfschritten.