Handwerk · Lohnabrechnung & Personalkosten
Lohnabrechnung Handwerk: Lohnkonto-Pflicht korrekt erfüllen
Deutsche Handwerksbetriebe kämpfen monatlich mit derselben Lücke: Stunden werden auf der Baustelle erfasst, aber ein zweites Mal von Hand in die Lohnabrechnung übertragen. Dazu kommen Lohnkonto-Pflicht, DEÜV-Meldungen, Mindestlohn und - anders als in Österreich - keine zentrale Tariftabelle. werkflow erfasst Stunden direkt vor Ort und exportiert sie fertig aufbereitet an DATEV oder Lexware.
Lohnkonto-Pflicht: §41 EStG und die eigene 6-Jahres-Frist
§41 EStG verpflichtet jeden Arbeitgeber, für seine Beschäftigten ein Lohnkonto zu führen und darin laufend die Lohnsteuerabzugsmerkmale, den Bruttolohn und die einbehaltenen Abzüge einzutragen. Aufbewahrt werden müssen diese Lohnkonten - Satz 9 des Paragrafen - bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt: sechs Jahre, gerechnet ab dem Jahr der LETZTEN Zahlung für diesen Mitarbeiter, nicht ab jeder einzelnen Abrechnung. Das ist eine eigene, abweichende Frist - nicht die allgemeine Aufbewahrungsfrist nach §257 HGB, wo Rechnungen acht und Handelsbriefe sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Für Lohnkonten gilt ausschließlich die Regel aus §41 EStG.
Sozialversicherung, DEÜV-Meldungen und Tarifstruktur im Handwerk
- DEÜV-Meldeverfahren: An-, Ab- und Jahresmeldung sozialversicherungspflichtiger Beschäftigter elektronisch an die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle
- Sozialversicherungsbeiträge: Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung zusammen bei rund 40 % des Bruttolohns, paritätisch geteilt
- Gesetzlicher Mindestlohn: 13,90 €/Stunde seit 1. Januar 2026 - Untergrenze auch für außertariflich zahlende Betriebe
- Keine zentrale Tariftabelle wie in Österreich: Tarifverträge im Handwerk werden meist regional von den Landesinnungsverbänden verhandelt, die Tarifbindung ist nicht flächendeckend
- Zuschläge: Überstunden-, Nacht- und Feiertagszuschläge nach dem jeweils geltenden Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag - nicht bundesweit einheitlich wie bei einem WKO-KV
- DATEV/Lexware-Export: Monatliche Übergabe an den Steuerberater - kein manuelles Aufbereiten, kein Formatkonvertieren
Der Unterschied zu Österreich ist mehr als ein anderes Wort: Während ein österreichischer Betrieb den Mindestlohn seines Gewerks aus einem einzigen, bundesweiten WKO-Kollektivvertrag abliest, muss ein deutscher Betrieb je nach Bundesland und Tarifbindung prüfen, welcher Landes-Tarifvertrag gilt - oder ob er außertariflich zahlt und sich am gesetzlichen Mindestlohn orientiert. werkflow hinterlegt den für Ihren Betrieb tatsächlich geltenden Satz, statt eine bundesweite Tabelle vorauszusetzen, die es in Deutschland so nicht gibt.
Von der Zeiterfassung zur Lohnabrechnung
Der Monteur erfasst Beginn, Ende und Baustelle direkt am Handy. werkflow aggregiert die Stunden wöchentlich zu einem Stundennachweis und übergibt am Monatsende die fertigen Daten an DATEV Lohn und Gehalt oder Lexware Lohn+Gehalt beim Steuerbüro. Niemand überträgt Stunden ein zweites Mal von Hand - genau die Lücke, die die reine Zeiterfassung offen lässt.
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Zur Zeiterfassung-ÜbersichtHäufig gestellte Fragen
Wie lange müssen Lohnkonten in Deutschland aufbewahrt werden?
6 Jahre - eine eigene Frist nach §41 EStG (Satz 9), nicht die allgemeine Aufbewahrungsfrist der Abgabenordnung oder des §257 HGB (dort 8 Jahre für Rechnungen, 6 Jahre für Handelsbriefe). Die Frist läuft ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem die LETZTE Lohnzahlung für den Arbeitnehmer eingetragen wurde - nicht ab dem Jahr jeder einzelnen Abrechnung.
Gibt es in Deutschland einen zentralen Tarifvertrag für das Handwerk wie die WKO-Kollektivverträge in Österreich?
Nein. Anders als in Österreich, wo je Gewerk ein bundesweiter WKO-Kollektivvertrag mit verbindlichen Mindestlöhnen gilt, handeln in Deutschland meist die Landesinnungsverbände regionale Tarifverträge je Gewerk und Bundesland aus - etwa den Lohntarifvertrag des Maler- und Lackiererhandwerks oder den Rahmentarifvertrag Elektrohandwerk. Die Tarifbindung ist zudem nicht flächendeckend: Viele Betriebe zahlen außertariflich, orientiert am gesetzlichen Mindestlohn (13,90 €/Stunde seit 1. Januar 2026) und dem regionalen Arbeitsmarkt. werkflow hinterlegt den für Ihren Betrieb tatsächlich geltenden Satz statt einer bundesweiten Tabelle.
Welche Sozialversicherungsmeldungen muss ein Handwerksbetrieb in Deutschland abgeben?
Über das DEÜV-Verfahren (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) melden Arbeitgeber sozialversicherungspflichtige Beschäftigte elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse an, ab und jährlich weiter - An-, Ab- und Jahresmeldung. Die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung liegen zusammen bei rund 40 % des Bruttolohns, paritätisch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. werkflow berechnet Bruttolohn und Beiträge getrennt und übergibt den fertigen Datensatz an den Steuerberater.
Gilt der gesetzliche Mindestlohn auch für Handwerksbetriebe?
Ja, ohne Ausnahme. Seit 1. Januar 2026 gilt ein gesetzlicher Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde. Er bildet die Untergrenze, unabhängig davon, ob ein Betrieb tarifgebunden ist oder außertariflich zahlt. werkflow prüft bei jeder Lohnberechnung, dass der effektive Stundenlohn - auch nach Abzug etwaiger Sachbezüge - diesen Wert nicht unterschreitet.
Wie kommen Stunden aus der Zeiterfassung in die Lohnabrechnung?
Der Monteur erfasst Beginn, Ende und Baustelle am Handy. werkflow aggregiert die Stunden wöchentlich zu einem Stundennachweis und exportiert das fertige Ergebnis an DATEV Lohn und Gehalt oder Lexware Lohn+Gehalt beim Steuerbüro - ohne dass jemand Stunden händisch in ein zweites System überträgt.
Was ist der Unterschied zwischen DATEV- und Lexware-Export in werkflow?
DATEV und Lexware sind die beiden verbreitetsten Lohnabrechnungssysteme bei deutschen Steuerbüros und in Handwerksbetrieben selbst. werkflow exportiert Stundennachweis und Lohndaten in beiden Formaten - welches System zum Einsatz kommt, entscheidet das Steuerbüro beim Onboarding. Kein manuelles Aufbereiten, kein Formatkonvertieren.
Quellen und Weiterführendes
Die rechtliche Einordnung ist länderspezifisch. Prüfen Sie die aktuelle Originalquelle und verbinden Sie die Lohnabrechnung anschließend mit einer lückenlosen Zeiterfassung.