Handwerk · Zahlungserinnerung & Mahnwesen
Handwerk Zahlungserinnerung: Offene Rechnungen automatisch mahnen
Handwerksbetrieb mit 30 offenen Rechnungen: Wer ist überfällig, wen schon dreimal gemahnt, bei wem läuft noch die Frist — manuelle Übersicht kostet täglich Zeit. Offene Forderungen über 60 Tage bedeuten faktisch zinsloses Darlehen an den Kunden.
werkflow überwacht alle offenen Rechnungen und mahnt automatisch in drei Stufen: Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung mit letzter Frist. Verzugszinsen nach BGB § 288, Mahngebühren, DATEV-Export. Kein offener Posten vergessen.
Automatisches Mahnwesen in drei Stufen
1. Zahlungserinnerung — freundlich, nach 7 Tagen Überfälligkeit
werkflow erkennt automatisch überfällige Rechnungen sobald das Zahlungsziel überschritten ist. Nach 7 Tagen Überfälligkeit erstellt werkflow die Zahlungserinnerung: freundlicher Ton, Hinweis auf offenen Betrag, neue Frist 7 Tage, Kontodaten. Versand per E-Mail mit einem Klick. Für Stammkunden hinterlegen: Erinnerung erst nach 14 Tagen. Überfällig-Status sichtbar in der Rechnungsübersicht.
2. 1. Mahnung mit Verzugszinsen — nach 14 Tagen
Nach weiteren 7 Tagen ohne Zahlung erstellt werkflow automatisch die 1. Mahnung: förmlicher Ton, offener Betrag + aufgelaufene Verzugszinsen (9 Prozentpunkte über Basiszinssatz nach BGB § 288 Abs. 2 bei B2B-Aufträgen), Mahngebühr nach Pauschalaufwand, neue Frist 7 Tage, Androhung weiterer Maßnahmen. werkflow aktualisiert den Basiszinssatz automatisch halbjährlich.
Eskalation und Buchhaltungsübergabe
3. 2. Mahnung mit letzter Frist — Übergabe an Inkasso oder Mahnbescheid
Nach 21 Tagen Überfälligkeit ohne Zahlung erstellt werkflow die 2. Mahnung: klar formulierte letzte Frist (7 Tage), alle aufgelaufenen Zinsen und Gebühren, explizite Androhung von Mahnbescheid (online beim zuständigen AG Mahnbescheid einreichen) oder Übergabe an Inkassounternehmen. Der Mahnverlauf (alle 3 Stufen mit Datum und Versandnachweis) ist in werkflow dokumentiert — wichtig für gerichtliche Geltendmachung.
4. DATEV-Export offene Posten und Mahngebühren
Am Monatsende exportiert werkflow alle offenen Posten im DATEV-Format für den Steuerberater: Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum, Mahnstufe, aufgelaufene Zinsen. Mahngebühren werden als separater Erlösbuchung exportiert. Eingegangene Zahlungen bucht werkflow automatisch gegen die älteste offene Rechnung. Forderungsmanagement vollständig im DATEV-Jahresabschluss.
- 3-Stufen-Mahnwesen: Erinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung automatisch
- BGB § 288: Verzugszinsen 9% über Basiszinssatz B2B, automatisch aktuell
- Mahnverlauf: Vollständig dokumentiert für gerichtliche Geltendmachung
- DATEV-Export: Offene Posten, Zinsen, Mahngebühren als Erlösbuchung
Häufige Fragen
Wann darf ein Handwerker eine Mahnung schicken und Mahngebühren berechnen?
Nach BGB § 286 kommt der Schuldner automatisch in Verzug, wenn die Rechnung ein Zahlungsziel enthält und dieses überschritten wird — ohne gesonderte Mahnung. Ohne Zahlungsziel in der Rechnung tritt Verzug 30 Tage nach Erhalt der Rechnung ein (BGB § 286 Abs. 3). Ab Verzugsbeginn kann der Handwerker Verzugszinsen (9% über Basiszinssatz bei B2B) und Mahngebühren als Schadensersatz berechnen. werkflow erkennt Verzugsbeginn automatisch.
Wie viele Mahnungen muss ein Handwerker schicken bevor er einen Anwalt einschaltet?
Rechtlich ist eine einzige Mahnung ausreichend, um Inkasso oder Mahnverfahren einzuleiten. In der Praxis empfehlen sich zwei Stufen: Zahlungserinnerung (freundlich, Kulanzfrist), dann 1. Mahnung (mit Androhung Inkasso/Mahnbescheid). werkflow strukturiert den Mahnprozess in drei Stufen: Zahlungserinnerung nach 7 Tagen Überfälligkeit, 1. Mahnung nach 14 Tagen, 2. Mahnung mit letzter Frist nach 21 Tagen.
Wie erstellt werkflow Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch?
werkflow überwacht alle offenen Rechnungen: Bei Überschreitung des Zahlungsziels wechselt der Status auf 'überfällig'. Nach konfigurierbaren Fristen (Standard: 7/14/21 Tage) erstellt werkflow die nächste Mahnstufe automatisch — PDF mit korrektem Briefkopf, Rechnungsnummer, offenem Betrag, Mahngebühren und Verzugszinsen. Versand per E-Mail oder als Brief. DATEV-Export am Monatsende erfasst Mahngebühren als Erlös.
Was kostet werkflow für Handwerksbetriebe?
werkflow ist als monatliches Abonnement verfügbar. Automatisches Mahnwesen, Zahlungserinnerungen und DATEV-Export sind in allen Tarifen enthalten. Eine kostenlose Testphase ermöglicht den Einstieg ohne sofortige Vertragsbindung.