Abnahmeprotokoll Vorlage für Handwerksbetriebe

Ein Abnahmeprotokoll hält fest, an welchem Tag der Kunde deine Leistung abgenommen hat, welche Mängel dabei bekannt waren und welche er sich vorbehält. Mit der Abnahme wird die Vergütung fällig, die Gefahr geht über und die Verjährung der Mängelansprüche beginnt (§§ 640, 641, 634a BGB).

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Hier findest du die Pflichtangaben, die Rechtslage nach BGB und VOB/B, einen Mustertext zum Kopieren und die Vorlage für dein Gewerk.

Was in ein Abnahmeprotokoll gehört

Beteiligte und Auftrag: Auftraggeber, dein Betrieb, Bauvorhaben mit Adresse, Auftrags- oder Angebotsnummer, wer bei der Begehung dabei war.
Datum und Uhrzeit: Ab diesem Tag laufen Gewährleistung beziehungsweise Verjährung, und die Gefahr geht auf den Kunden über.
Abgenommene Leistung: Positionen aus Angebot oder Leistungsverzeichnis, bei Teilabnahmen genau abgegrenzt.
Mängelliste: Jeder Mangel nummeriert mit Ort, Art und Ausmaß, dazu Fotos. Auch ausdrücklich: "keine Mängel festgestellt".
Vorbehalte: Welche bekannten Mängel sich der Kunde vorbehält, bei Bauverträgen auch eine Vertragsstrafe.
Frist zur Behebung: Ein Datum je Mangel, nicht "zeitnah".
Erklärung und Unterschriften: "Die Leistung wird abgenommen" beziehungsweise "übernommen", Unterschrift beider Seiten, je eine Ausfertigung.

Rechtslage in Deutschland

BGB-Werkvertrag: Der Besteller muss das vertragsgemäß hergestellte Werk abnehmen und darf das wegen unwesentlicher Mängel nicht verweigern (§ 640 Abs. 1 BGB). Bekannte Mängel muss er sich bei der Abnahme vorbehalten, sonst verliert er Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung (§ 640 Abs. 3 BGB). Reagiert er auf deine Frist zur Abnahme nicht mit mindestens einem Mangel, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB).

VOB/B vereinbart: Abnahme binnen 12 Werktagen nach deinem Verlangen; förmliche Abnahme, wenn eine Seite sie verlangt, mit schriftlicher Niederschrift, Vorbehalten und deinen Einwendungen (§ 12 Abs. 1 und 4 VOB/B). Ohne Abnahmeverlangen gilt die Leistung 12 Werktage nach schriftlicher Fertigstellungsmitteilung als abgenommen, bei Benutzung nach 6 Werktagen (§ 12 Abs. 5 VOB/B).

Was zusätzlich zur Übergabe gehört

Bedienungsanleitungen, Wartungshinweise und Garantieunterlagen der eingebauten Produkte.
Bei Elektroarbeiten: das Prüfprotokoll der Erstprüfung nach DIN VDE 0100-600, bevor die Anlage in Betrieb geht.
Bei Teilabnahmen: welche Teile abgenommen sind und welche nicht.

Mustertext zum Kopieren

Abnahmeprotokoll. Bauvorhaben: [Adresse], Auftrag Nr. [..] vom [Datum]. Anwesend: [Namen]. Die Leistungen [Positionen/Gewerk] wurden am [Datum, Uhrzeit] gemeinsam besichtigt. Festgestellte Mängel: 1. [Ort, Art, Ausmaß], Behebung bis [Datum]; 2. [..]. Der Auftraggeber behält sich seine Rechte wegen der unter 1. und 2. genannten Mängel vor (§ 640 Abs. 3 BGB). Vertragsstrafe: [vorbehalten / nicht vereinbart]. Im Übrigen wird die Leistung abgenommen. Ort, Datum, Unterschrift Auftraggeber, Unterschrift Auftragnehmer.

Abnahmeprotokoll-Vorlage nach Gewerk

Häufige Fragen

Ist ein Abnahmeprotokoll in Deutschland Pflicht?

Beim BGB-Werkvertrag nicht. Ist die VOB/B vereinbart, findet eine förmliche Abnahme statt, sobald eine Vertragspartei sie verlangt; der Befund wird dann nach § 12 Abs. 4 VOB/B in gemeinsamer Verhandlung schriftlich niedergelegt, mit Vorbehalten wegen bekannter Mängel und Vertragsstrafen.

Was bewirkt die Abnahme?

Mit der Abnahme wird die Vergütung fällig (§ 641 BGB), die Gefahr geht auf den Besteller über und die Verjährung der Mängelansprüche beginnt: 5 Jahre bei Bauwerken, 2 Jahre bei sonstigen Werken (§ 634a BGB), bei vereinbarter VOB/B 4 Jahre für Bauwerke (§ 13 Abs. 4 VOB/B).

Warum muss der Kunde bekannte Mängel vorbehalten?

Nimmt der Besteller ein Werk ab, obwohl er den Mangel kennt, stehen ihm Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung nur zu, wenn er sich seine Rechte bei der Abnahme vorbehält (§ 640 Abs. 3 BGB). Der Vorbehalt gehört deshalb ausdrücklich ins Protokoll.

Was, wenn der Kunde die Abnahme verweigert oder nicht reagiert?

Setzt du nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und verweigert der Besteller sie nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB); bei Verbrauchern nur mit Hinweis auf diese Folge in Textform. Verweigert er unter Angabe von Mängeln, kannst du beim Bauvertrag eine gemeinsame Zustandsfeststellung verlangen (§ 650g BGB).

Abnahme ohne Papier

Wenn das Protokoll am Handy entsteht, mit Fotos und Unterschrift auf dem Display, liegt es im Büro, bevor dein Monteur zurück ist, und die offenen Mängel bleiben am Auftrag hängen, bis sie erledigt sind. Wie das in einem Betrieb aussieht: Software für Handwerksbetriebe.

Passend dazu: Mängelrüge Vorlage, Gewährleistung im Handwerk, Regiebericht, alle Vorlagen.

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