Stundennachweis & Abrechnung
Stundennachweis im Handwerk: Abrechnungsbeleg für Lohnbuchhaltung und Kunden
Kostenlos, ohne Anmeldung, druckfertig.
In 30 Minuten wissen Sie, wie der Stundennachweis in Ihrem Betrieb automatisch entsteht.
30 Minuten, zwei Experten, konkrete Antworten. Keine Verkaufsrunde.
Der Stundenzettel hält fest, wann ein Mitarbeiter wo gearbeitet hat - der Stundennachweis macht daraus den Beleg, mit dem abgerechnet wird. werkflow verdichtet erfasste Stundenzettel automatisch zum Sammelbeleg je Auftrag: Grundlage für DATEV/Lexware-Export an die Lohnbuchhaltung und für die Regierechnung an den Kunden. Weil dieser Beleg abrechnungsrelevant ist, gilt nach § 257 HGB und § 147 AO eine Aufbewahrungspflicht von acht Jahren - deutlich länger als die reine Arbeitszeitaufzeichnung.
Stundenzettel und Stundennachweis sind nicht dasselbe
Der Stundenzettel ist die tägliche Einzelaufzeichnung: wann ein Mitarbeiter auf welcher Baustelle begonnen und aufgehört hat - die ArbZG-/MiLoG-Pflicht selbst. Der Stundennachweis ist eine Ebene darüber: der verdichtete Sammelbeleg pro Woche, Monat oder Auftrag, sobald diese Zahlen als Grundlage für Lohnbuchhaltung oder Rechnungsstellung verwendet werden. In Papierbetrieben passiert dieser Verdichtungsschritt von Hand - mit Übertragungsfehlern und Verzug. werkflow erzeugt den Stundennachweis automatisch aus den erfassten Stundenzetteln, ohne zweiten Erfassungsschritt.
Woher die Stunden im Nachweis kommen: ArbZG und MiLoG
Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21), konkretisiert durch § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit systematisch erfassen. Für Handwerksbetriebe im Baugewerbe kommt § 17 MiLoG hinzu - Aufzeichnung binnen sieben Kalendertagen. Diese arbeitsrechtliche Pflicht ist die Datenquelle des Stundennachweises, aber nicht identisch mit ihm: Sobald die Stunden in einen Sammelbeleg für Kalkulation, Lohnbuchhaltung oder Rechnung münden, greift eine eigene, kaufmännische Aufbewahrungspflicht.
Acht statt zwei Jahre: § 257 HGB und § 147 AO
Sobald der Stundennachweis Buchungsbeleg ist - also in Kalkulation, Lohnbuchhaltung oder Rechnungsstellung einfließt -, gelten nicht mehr die zwei Jahre aus § 16 ArbZG oder § 17 MiLoG, sondern die kaufmännische Frist: § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO staffeln parallel zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Ein Stundennachweis, der Lohn- oder Rechnungsgrundlage ist, fällt unter die Acht-Jahres-Frist für Buchungsbelege. Digitale Stundennachweise bleiben in werkflow über den gesamten Zeitraum unveränderlich abrufbar - kein Ordner, der im Keller verschimmelt.
Vom Stundennachweis zur Regierechnung
Für Regieleistungen ist der Stundennachweis nicht nur Lohngrundlage, sondern direkte Abrechnungsgrundlage gegenüber dem Kunden: werkflow multipliziert den vereinbarten Stundenverrechnungssatz mit den tatsächlich erfassten Stunden und erstellt daraus automatisch die Regierechnung - mit Auftragsbezug und Mitarbeiterzuordnung als Nachweis gegenüber Auftraggeber oder Generalunternehmer.
SOKA-BAU-Meldung baut auf demselben Nachweis auf
Baubetriebe melden monatlich Bruttolöhne und Stunden an die SOKA-BAU, wie es der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) - der zentrale Tarifvertrag der Baubranche - vorschreibt. Ohne lückenlosen Stundennachweis pro Baustelle lässt sich diese Meldung nicht korrekt erstellen - Fehler bedeuten Nachmeldungen, Nachzahlungen und Prüfungsrisiko bei Kontrollen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit.
Wie werkflow hilft
- Automatische Verdichtung: Stundenzettel je Mitarbeiter und Auftrag werden zum Stundennachweis zusammengefasst - kein manueller Übertrag
- DATEV/Lexware-Export: Stundennachweis je Mitarbeiter, Stichtag ein Klick
- Regierechnung aus Stunden: Stundenverrechnungssatz × erfasste Stunden, direkt aus dem Nachweis
- 8 Jahre unveränderlich archiviert: § 257 HGB/§ 147 AO-konform, jederzeit für Betriebsprüfung abrufbar
Diese Vorlage als druckfertiges PDF
Fertig formatiert mit Platzhaltern für Ihren Betrieb. Direkt ausfüllen und an den Kunden schicken.
Stundennachweis-Vorlage als PDF öffnenKostenlos, ohne Anmeldung.
Lieber direkt sprechen statt PDF ausfüllen? Kostenloses Erstgespräch buchen
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Stundenzettel und Stundennachweis?
Der Stundenzettel ist die tägliche Einzelaufzeichnung je Mitarbeiter und Baustelle - die ArbZG-/MiLoG-Pflicht selbst. Der Stundennachweis ist der daraus verdichtete Sammelbeleg pro Woche, Monat oder Auftrag, sobald er als Grundlage für Lohnbuchhaltung oder Rechnungsstellung dient. werkflow erzeugt den Stundennachweis automatisch aus den erfassten Stundenzetteln - kein zweiter Erfassungsschritt.
Wie lange muss ich Stundennachweise aufbewahren?
Acht Jahre für Stundennachweise, die als Buchungsbeleg in Rechnung oder Lohnbuchhaltung einfließen - so staffeln § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO die Aufbewahrungsfrist: zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Das ist deutlich länger als die zwei Jahre, die § 16 ArbZG bzw. § 17 MiLoG für die reine Arbeitszeitaufzeichnung verlangen - sobald der Stundennachweis abrechnungsrelevant wird, zählt die kaufmännische Frist.
Welche gesetzliche Grundlage hat die Arbeitszeitaufzeichnung, aus der der Stundennachweis entsteht?
Grundlage sind der BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) und § 16 Abs. 2 ArbZG für die allgemeine Aufzeichnungspflicht, ergänzt für das Baugewerbe um § 17 MiLoG mit einer Sieben-Tage-Frist. Das ist die arbeitsrechtliche Grundlage der Einzelerfassung (Stundenzettel). Der Stundennachweis baut darauf auf, ist aber ein eigenständiges Dokument mit eigener, längerer Aufbewahrungspflicht, sobald er zum Buchungsbeleg wird.
Wie wird aus dem Stundennachweis eine Regierechnung?
Für Regieleistungen multipliziert werkflow den vereinbarten Stundenverrechnungssatz mit den tatsächlich erfassten Stunden aus dem Stundennachweis und erstellt daraus automatisch die Regierechnung - mit Auftragsbezug und Mitarbeiterzuordnung als Nachweis gegenüber Auftraggeber oder Generalunternehmer.
Wie exportiert werkflow den Stundennachweis für die Lohnbuchhaltung?
Am Stichtag exportiert werkflow alle Stundennachweise als DATEV- oder Lexware-kompatible Datei - je Mitarbeiter: Normalstunden, Überstunden, Feiertags- und Nachtstunden. Ihr Steuerbüro übernimmt die Datei direkt, ohne manuellen Übertrag.
Gilt am Bau eine zusätzliche Meldepflicht neben dem Stundennachweis?
Ja. Baubetriebe melden monatlich Bruttolöhne und Stunden an die SOKA-BAU, wie es der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV) vorschreibt. Ohne lückenlose Stundennachweise pro Baustelle lässt sich diese Meldung nicht korrekt erstellen - werkflow liefert die Zahlen direkt aus der Erfassung.
Was kostet werkflow für Handwerksbetriebe?
werkflow arbeitet mit Fixpreis statt Abo: ein einzelner Baustein ab 1.500 Euro, ein komplettes System 8.000 bis 15.000 Euro. Stundennachweis, Regieabrechnung und DATEV/Lexware-Export sind im Projektumfang enthalten. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Fixpreisangebot.
Quellen und Weiterführendes
Die rechtliche Einordnung ist länderspezifisch. Prüfen Sie die aktuelle Originalquelle und verbinden Sie den Stundennachweis anschließend mit der passenden Lohn- und Rechnungsabrechnung.
Mehr lesen:
Stundennachweis automatisieren, statt am Monatsende zu sortieren
Im kostenlosen Prozess-Mapping gehen wir Ihren Ablauf von der Baustelle bis zur Abrechnung durch. 30 Minuten, konkreter Fahrplan, keine Präsentation.
Prozess-Mapping vereinbaren