Installateur · Software Deutschland
Installateur Software: Heizung, Sanitär und Wartungsverträge digital
Installateure und SHK-Betriebe verwalten Heizungswartungsverträge noch in Papierordnern, erstellen Angebote für Heizungstausch manuell in Word und verlieren DVGW-konforme Wartungsintervalle aus dem Blick — obwohl planbare Wartungsverträge die stabilste Umsatzquelle im SHK-Betrieb sind. Wer 50 oder 100 Heizungsanlagen im Bestand betreut, braucht ein System, das Intervalle trackt, Kunden rechtzeitig erinnert und Protokolle digital erstellt.
werkflow verbindet Angebotserstellung, Auftragsverwaltung, Wartungsvertragsmanagement und DATEV-konforme Abrechnung in einer Software — speziell für Installateur- und SHK-Betriebe in Deutschland.
Angebote und Aufträge digital
1. Heizungsangebote schnell erstellen — Brennwert, Wärmepumpe, Badsanierung
Angebote für Heizungsmodernisierung, Wärmepumpeninstallation und Badsanierung erfordern präzise Kalkulation aus Materialpreisen, Montagezeiten und Fördermöglichkeiten. werkflow legt alle Leistungspositionen als wiederverwendbare Vorlagen an — Brennwertkessel nach Hersteller und Leistungsklasse, Wärmepumpen-Anlagenkonzepte, Badsanierungspakete. Ein vollständiges Angebot für Heizungstausch mit Montage, Material und Fördermittelhinweis ist in wenigen Minuten fertig.
2. Auftragsverwaltung für Monteure und Servicetechniker
Aufträge werden in werkflow angelegt, Monteuren zugewiesen und mit Terminen, Materiallisten und Dokumentationsanforderungen versehen. Servicetechniker sehen ihre Tagesplanung in der App, erfassen Stunden und Materialverbrauch direkt vor Ort und schließen Aufträge digital ab. Notdiensteinsätze mit Sonderzuschlägen werden separat erfasst und korrekt abgerechnet.
Wartungsverträge und Kundenbindung
3. Heizungswartung nach DVGW — Intervalle automatisch verfolgen
Brennwertgeräte, Gasheizungen und Ölheizungen benötigen nach DVGW und Herstellervorgabe jährliche Wartung. Wärmepumpen und Pelletanlagen haben eigene Serviceintervalle. werkflow hinterlegt das Wartungsintervall pro Anlage und Kunde, versendet acht Wochen vor Fälligkeit automatisch eine Erinnerung und stellt das digitale Wartungsprotokoll bereit. Messwerte, Verbrauchsdaten, Filterzustand und Sicherheitsprüfung werden strukturiert dokumentiert.
4. Langzeitkunden aufbauen — von der Erstinstallation zum Servicevertrag
Ein Installateursbetrieb, der eine neue Heizungsanlage installiert und danach einen Wartungsvertrag abschließt, sichert planbare Folgeumsätze ohne Neuakquise. werkflow zeigt, welche Bestandskunden noch keinen Wartungsvertrag haben — sortiert nach Anlagenalter und letzter Wartung. Wartungskunden beauftragen bei Heizungstausch, Badumbau und Sanitärsanierungen bevorzugt ihren bekannten Installateur.
Abrechnung und DATEV-Export
5. Rechnungen automatisch erstellen — Wartungsabrechnung ohne Mehraufwand
Nach jeder Wartung oder Serviceintervention erstellt werkflow die Rechnung automatisch auf Basis der vereinbarten Vertragskonditionen. Jahrespauschalen, Stundensatzabrechnungen und Materialaufschläge werden korrekt berechnet und für den Steuerberater aufbereitet.
- Automatische Rechnungserstellung: Nach Auftragsabschluss direkt aus dem System, kein manueller Übertrag
- DATEV-Export inklusive: Alle Rechnungen exportfertig für den Steuerberater, in allen Tarifen enthalten
- DSGVO-konforme Kundenverwaltung: Anlagendaten und Wartungshistorie sicher auf Servern in Deutschland
- Kostenlose Testphase: Einstieg ohne sofortige Vertragsbindung, voller Funktionsumfang
Häufige Fragen
Unterstützt werkflow DVGW-konforme Wartungsintervalle für Heizungsanlagen?
Ja. werkflow hinterlegt Wartungsintervalle nach DVGW-Arbeitsblatt G 600 und TRGI-Vorgaben pro Anlage und Kunde. Brennwertgeräte, Gasheizungen, Ölheizungen und Wärmepumpen werden mit individuellem Inspektionszyklus verwaltet — üblicherweise jährlich. Vor Fälligkeit versendet werkflow automatisch eine Erinnerung. Nach der Wartung erstellt das System das digitale Protokoll und die Rechnung auf Basis des Vertrags.
Kann werkflow Angebote für Heizungstausch und Badumbau erstellen?
Ja. Installateurbetriebe legen Leistungspositionen für Heizungsmodernisierung — Brennwertkessel, Wärmepumpe, Trinkwarmwasserspeicher — und Badsanierungen als wiederverwendbare Vorlagen an. Materialpreise, Montagezeiten und Subunternehmerleistungen werden im Angebot strukturiert ausgewiesen. Das fertige PDF geht direkt an den Kunden. Nach Auftragserteilung wandelt werkflow das Angebot per Klick in einen Auftrag um.
Wie verwaltet werkflow Wartungsverträge für private und gewerbliche Heizungsanlagen?
Private Endkunden und Gewerbebetriebe werden in werkflow mit individuellem Wartungsvertrag und Kondition hinterlegt — Pauschalpreis pro Jahr, Stundensatz oder Kombination aus Inspektionspauschale und Materialpreis. Das System plant Folgetermine automatisch, erinnert Kunden rechtzeitig und stellt nach der Wartung die Rechnung aus. Alle Wartungsprotokolle sind pro Anlage und Kunde archiviert.
Ist werkflow DSGVO-konform für die Verwaltung von Kundendaten?
Ja. werkflow speichert Kundendaten, Anlagenhistorien und Wartungsprotokolle DSGVO-konform auf Servern in Deutschland. Datenschutzkonforme Auftragsverarbeitung, Zugriffskontrolle pro Mitarbeiterrolle und revisionssichere Protokollarchivierung sind im System implementiert. Für Datenschutzbeauftragte und Betriebsprüfungen sind alle relevanten Dokumentationen abrufbar.
Was kostet werkflow für Installateure und SHK-Betriebe?
werkflow ist als monatliches Abonnement verfügbar. Die Preise richten sich nach Betriebsgröße und genutztem Funktionsumfang. Eine kostenlose Testphase ermöglicht den Einstieg ohne sofortige Vertragsbindung. DATEV-Export ist in allen Tarifen inklusive. Konkrete Konditionen sind auf der Preisseite oder im direkten Gespräch verfügbar.